فایل اصول و مباني بازرسي را می توانید اینجا دانلود کنید

 

 

بسمه تعالی

سازمان جهاد کشاورزی استان فارس

اصول و مبانی بازرسی

 

 

 

تهیه و تنظیم: (مدیریت بازرسی،ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات سازمان جهاد کشاورزی استان فارس)

                                                              

 

 

 

پاییز 1401

فهرست:

عنوان                                                                                      صفحه

پیشگفتار                                                                                                          3

مفهوم بازرسی                                                                                                    4

وظایف بازرسی                                                                                                   5

نظارت                                                                                                              5

انواع نظارت و بازرسی                                                                                            7

اهمیت بازرسی و ضرورت نظارت و بازرسی در نظام اداری                                                 8

پیشینه بازرسی و تشکیل سازمان بازرسی در ایران                                                         14

اهداف نظارت و بازرسی                                                                                         16

 روش های بازرسی                                                                                               18

 فواید بازرسی                                                                                                    20

وظایف و برنامه های اجرایی در زمینه پیشگیری و مبارزه با رشوه                                      23

انواع بازرسی ها                                                                                                  23

مشخصات و ویژگی بازرسی                                                                                    24

شیوه کار بازرس و حیطه بازرسی                                                                             25

مهارت های ارتباطی و تکنیک های مصاحبه برای بازرسان و ناظران                                   27

تهیه گزارش بازرسی و چک لیست های بازرسی                                                            32

الگوی کلی گزارش بازرسی                                                                                     33

شرح وظایف بازرسی                                                                                             36

جمعبندی                                                                                                         38

 

 

پیشگفتار:

تعریف بازرسی:

در لغت به معنای بررسی، تفتیش، رسیدگی و سرکشی است. بازرسی فرآیندی منظم، هدف دار و دارای برنامه است که عملکرد مجموعه مورد بررسی را با استانداردهای تعیین شده مقایسه کرده ونتایج را برای انجام اقدام اصلاحی منعکس    می کند.

به عبارتی بازرسی فرایندی است که عملکرد دستگاه های اجرائی با الزامات قانونی حاکم بر آن تطبیق داده می شود، تا نقاط ضعف و انحرافات در این فرایند شناسایی و جهت بهبود امور امور پیشنهاداتی ارائه گردد.

در جوامع پيشرو تفكر نظارت و بازرسي هميشه به عنوان يك فرهنگ والا و قابل قبول پذيرفته شده است. از آنجا كه يك ارزش فرهنگي بر ذهن و روح افراد حكومت مي كند و با خواسته ها و علايق دروني آنها مطابقت دارد مي تواند آنها را به رعايت قوانين و مقررات ملزم كند به طوري كه ايشان نيز از رفتارخود احساس آسودگي خاطر و رضايت نموده آن را افتخار بدانند.

بازرسی به عنوان مرحله اولیه نظارت که وظیفه فراهم سازی اطلاعات معتبر، روا و قابل اطمینان را به عهده دارد. نیازمند به کارگیری روش های علمی تحقیق و بازرسی است.

در واقع ابزارهای بازرسی روش علمی تحقیق است و بازرس نقش محققی را دارد که برای دستیابی به پاسخ های صحیح و معتبر جهت کشف انحرافات، ارائه پیشنهادات اصلاحی و نظارت بایستی با اتکا به روش علمی اقدام نماید.

روش علمی تحقیق و بازرسی عبارت است از دستیابی به پاسخ های صحیح و معتبر برای سوالات مهم و مرتبط با استفاده از ابزارهای علمی جمع آوری، طبقه بندی و سپس تجزیه و تحلیل اطلاعات جهت استخراج و انعکاس استنتاج قابل دفاع نهایی.

ارکان اساسی این تعریف، عبارتند از منظم و سیستماتیک بودن فرایند تحقیق، وجود سوالات مهم و مرتبط، اخذ        پاسخ های صحیح و معتبر، ابزار های علمی جمع آوری، طبقه بندی، تجزیه و تحلیل اطلاعات و نهایتاً استنتاج نهایی قابل دفاع.

 در مرحله بعد بایستی برنامه ریزی منظم فرایند بازرسی و تحقیق انجام گیرد زیرا بدون طی کردن یک فرایند منظم و برنامه ریزی شده امکان انجام کار به طرز صحیح منتفی است.

استخراج نتایج و انعکاس نتیجه نهایی بسیار مهم است، نخست آنکه اساس امر کنترل و نظارت را فراهم می‌سازد و دوم محصول نهایی کل فعالیت های تحقیق است و سوم شیوه انعکاس نتایج در معرض مخاطبین مختلف قرار می‌گیرد و خروج پایه و اساسی برای قضاوت ها و کاربردهای مختلف را تشکیل می دهد. از این جهت امر گزارش نویسی بسیار مهم و اساسی است به همین سبب فرمت های مربوط به گزارش اولیه پیشنهادی و پایانی بایستی تدوین گردد.

 

مفهوم بازرسی:

 

با توجه به مفهوم و معنای «بازرسی» می­ توان گفت که یکی از ابزارهای اعمال نظارت، بازرسی است. به صورت کلی     می­ توان گفت که سازمانی موفق خواهد بود که دارای سامانه نظارتی و بازرسی بهره­ ور و موثر باشد؛ به طوری که بتواند با ارائه برنامه­ ریزی مناسب، مدیریت را در جهت شناسایی، عکس­ العمل مناسب و به موقع و اثربخش، در برابر عواملی که منافع و حیات سازمان تحت مدیریت را تهدید می ­کند، توانمند کند و تاب آوری سیستم را در برابر بحران های مدیریتی احتمالی به صورت بالقوه افزایش دهد.

-برای بازرسی تعاریف مختلفی متناسب با زمینه کاربرد آن ذکر شده که در ذیل به برخی از آنها اشاره می شود:

1 - در اصطلاح حقوق جزایی، بازرسی به اقداماتی گفته می شود که مامورین ذی صلاح حسب مجوز یا دستور مقام قضایی در جهت کشف آلات، ادوات، ادله جرم و نیز اموال حاصله از جرم با رعایت موازین شرعی و قانونی در منزل و مخفیگاه متهمین و مظنونین به ارتکاب جرم معمول می دارند. این اقدام، از مهمترین و حیاتی ترین اقدامات قضایی در کشف بزه، دلایل و آثار جرم است و تاخیر در اجرای آن لطمه بزرگی به روند تحقیقات وارد می آورد. بازرسی یا تفتیش یکی از اعمالی است که در فرآیند تعقیب جرم جای دارد.

2 - بازرسی عملی است برای ارزیابی فعالیت افراد، شغل، اشیاء، سیستم ها، افراد و ساختمان ها تا ببیند آیا از دستورات، استانداردهای کیفیت ، مقررات ، قوانین و قوانین پیروی می شود.

3 – تعریف بازرسی در ISO/IEC 1700 ISIRI/: بررسی طراحی محصول، فرآیند، خدمت، یا تاسیسات یا طراحی آنها و تعیین انطباق آنها با الزامات مشخص شده یا الزامات عمومی بر مبنای قضاوت حرفه ای (اظهار نظر تخصصی).

4 – بازرسی، بررسی طراحی، محصول، خدمات، فرآیند و یا کارخانه و تعیین انطباق آنها با الزامات معین یا بر پایه اظهار نظر تخصصی با الزامات عمومی است. بازرسی فرآیندها شامل کارکنان، تسهیلات، فن آوری و روش شناسی (متدلوژی)  می باشد.

5 - کیلفورد ماتیوس: بازرسی کردن بررسی سلامت و ارزیابی تجهیزات از نظر سازگاری و تناسب آنها با اهداف از پیش تعیین شده می باشد.

 6 - ویلیام وینچل: در فرآیندهای تولید، بازرسی به معنای کسب یک سری اطلاعات از خروجی فرآیند است. به تعبیر دیگر طی عملیات بازرسی، آنچه تولید شده است با آنچه که باید تولید شود، مقایسه می گردد.

 7 - بازرسی(  ISO8402) فعالیت هایی شامل اندازه گیری، آزمایش، آزمون یا سنجش ویژگی های یک موجودیت (شامل محصول، سازمان، خدمت یا شخص) و مقایسه نتایج با الزامات مشخص شده برای  تصدیق نمودن اینکه انطباق برای هر یک از ویژگی ها برقرار شده است یا نه.

 8 - بازرسی( ISIRI/ISOO9000 ) ارزیابی انطباق از طریق مشاهده و قضاوت همراه با اندازه گیری، آزمایش یا مقایسه با شاخص، هر کدام که مقتضی باشد. 

9 - بازرسی( IFIA) فرآیندی است که در آن یک سازمان عضو فدراسیون با استفاده از دانش و نظرات تخصصی خود نسبت به آزمایش یا نظارت بر شرایط، محصولات، خدمات، روش های اجرایی یا عملکردها با هدف جمع آوری اطلاعات برای شرکت اصلی و یا نمایندگان او اقدام می کند.

وظایف بازرسی:
1- تهیه و تنظیم برنامه های بازرسی مستمر، دوره ای و موردی از واحدهای تابعه در سطح استان جهت سنجش میزان   "  مطابقت عمل و عملکرد " اقدام کنندگان با اهداف برنامه ها، دستورالعمل ها و ضوابط و شاخص های مورد ارزیابی.
2-نظارت بر حسن انجام امور دستگاه.
3-بازرسی از عملکرد مدیران و کارکنان.
4-سنجش میزان رضایت مردم از واحدهای مختلف و نحوه برخورد مدیران وکارکنان با ارباب رجوع.
5-تهیه گزارشات دوره ای فصلی (سه ماهه – شش ماهه....) جهت اطلاع مدیر کل بازرسی و ارزیابی عملکرد و پاسخگوئی به شکایات وزارت متبوع و بالاترین مقام اجرائی دستگاه از عملکرد واحدهای مختلف.
6-برقراری ارتباط با سازمان بازرسی کل کشور و ایفای وظیفه مندرج در ماده 12 قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور، کمیسیون اصل 88 و 90 مجلس شورای اسلامی و واحدهای نظر سنجی دستگاه ها و رسانه های جمعی ومطبوعات.
7-کشف مفاسد مالی و اداری از طریق بازرسی های آشکار، پنهان و ارائه گزارشات لازم به مراجع ذیصلاح و بالاترین مقام اجرائی دستگاه.
8- تجزیه و تحلیل عملکرد واحدها، مدیریت ها و کارکنان براساس بازرسی های انجام شده.
9- اعلام نظر در مورد میزان رضایت از عملکرد کارکنان و مدیران به واحد امور اداری برای اعمال در وضعیت و میزان استخدام آنها در چارچوب قوانین و مقرارت.
10-اعلام موارد تخلف اداری مشهود کارکنان و مسئولان در حین بازرسی به هیات تخلفات.
11- تدوین و ارائه چک لیست های مورد نیاز بازرسی.
12-پیشنهاد برپائی جلسات پرسش و پاسخ واحدهای تابعه بر حسب نیاز، ضرورت و حضور فعال بازرسان جهت شناخت مشکلات و ارائه راهکارهای مناسب جهت حل مشکلات.

نظارت :

نظارت عبارت است از سنجش و اصلاح عملكرد يك سازمان براي بدست آوردن اين اطمينان كه اهداف سازمان و طرح هاي اجرايي آن با كاميابي به انجام رسيده است.

امروزه امر نظارت و بازرسي درهمه حكومت ها و جوامع امري ضروري و مقبول است همچنان كه در سنت نبوی (صلي الله عليه واله) و سيره علوی (عليه السلام) نيز مورد تاكيد فراوان بوده است.

يكي ازمهمترين اركان مديريت نوين درهمه سيستم ها، موضوع نظارت مي باشد .اهميت و ضرورت اين ركن در مديريت به گونه اي است كه به واسطه آن حصول اطمينان ازصحت حركت همه عوامل به سمت اهداف تعيين شده محقق       مي گردد.

 

نظارت، بازرسي و كنترل، واژه هاي مترادفي هستندكه در زبان فارسي چنين تعريف شده اند :

-بازرس كسي است كه مامور رسيدگي به كارهاي يك فرد يا موسسه يا اداره بوده و بازرسي همان عمل بازرس است.

- نظارت نيز عمل ناظر است يا مراقبت دراجراي امور شغلي و حسن جريان بخشي از امور را نظارت گويند.

-كنترل نيز به معني وارسي و بازرسي آمده و توصيه شده كه ازاستعمال اين واژه بيگانه احترازگردد.

به هر شکل، مفاهيم مذكور، درعمل معنا و مفهوم مشابهي دارند، ليكن ازحيث عموم وخصوص بودن داراي تفاوت هاي هستند.

 واژه نظارت داراي مفهوم عام بوده و مي تواند در خانواده، اداره و جامعه وجود داشته باشد. همچنين نظارت به عنوان يكي ازاصول مهم مديريت به شمار مي آيد به طوري كه هر مديري لازم است تابر زير مجموعه خود نظارت داشته باشد.

ليكن واژه بازرسي مي تواند به عنوان يكي ازابزارهاي نظارت تلقي گردد. بدين معني كه نظارت دقيق نيازمند يك فرآيند بررسي و ارزيابي بوده و براي به دست آوردن ميزان تحقق اهدف و رسالت سازمان ، بازرسي به عمل مي آيد بنابراين    مي توانيم بگوئيم حيطه بازرسي در برابر نظارت محدودتر است.

در مجموع اين نكته قابل توجه است كه سازماني موفق خواهد بود كه داراي سيستم نظارتي و بازرسي بهره ور باشد.يك سيستم دقيق مي تواند با ارائه برنامه ريزي مناسب ،مديريت را درجهت شناسايي و پاسخ به موقع واثر بخش در برابر عواملي كه حيات سازمان را تهديد مي كند توانا سازد .

 

فرآيند نظارت داراي چهار مرحله ذيل است :

1-تعيين استانداردها و معيارهايي براي اندازه گيري .

2-اندازه گيري عمليات وعملكرد.

3-مقايسه عملكرد بااستانداردها.

4- اقدامات اصلاحي.

 

دررابطه با فرآيند نظارت تذكرچند نكته ضروري است:

الف:  درتعيين استاندارد ومعيار، تاكيد اصلي براين است كه اهداف سازمان به صورت كمي و قابل سنجش بيان شود .

ب:  اندازه گيري عملكرد: يكي از مراحل مهم و اساسي در فرآيند نظارت ، تهيه و جمع آوري اطلاعات لازم درمورد

عملكرد و عمليات است. يك سيستم نظارتي بدون در اختيار داشتن اطلاعات كافي و صحيح و به موقع نمي تواند نقش

 موثري ايفا نمايد .

ج : مقايسه اطلاعات با استانداردها: مقايسه اطلاعات واقعي باشاخص ها و استانداردها بايد به گونه اي باشدكه هم قابل فهم و هم قابل تصميم گيري و اصلاح باشد .

د: اقدامات اصلاحي: درصورتي كه نتيجه حاصل از مقايسه فوق حاكي از آن باشد كه پيش بيني ها به درستي عمل نشده و عملكرد با استاندارد مطابقت ندارد .درآن صورت بايد علت ياعلل اين مساله را جستجو ودرجهت رفع آنها اقدام نمود .

 

پيامدهاي عدم وجود نظارت وكنترل و ضرورت نظارت و بازرسی در نظام اداری :

1- بين دولت وملت فاصله ايجادمي شود.

2-فساد درجامعه گسترش مي يابد.

3-حيات جامعه تابع مقررات وقوانين موجود درآن جامعه بوده وعدم نظارت بر قوانين ومقررات آن جامعه رابسوي سقوط پيش مي برد.

4-عدالت اجتماعي تحقق پيدا نمي كند.

5-كار به عنوان ارزش محسوب نمي شود.

 

انواع نظارت وبازرسي

1-نظارت وبازرسي قبل از شروع كار يا آيند نگر: اين نوع نظارت جنبه بازدارندگي و پيشگيرانه دارد.

2-نظارت و بازرسي حين انجام كار يا زمان وقوع عمليات.

3- نظارت و بازرسي بعد از اجراي كاريا انفعالي يا گذشته نگر:در اين نوع نظارت نتيجه كار بررسي مي شود.

دريك سيستم نظارتي كار آمد بايد تلفيقي از هرسه نوع آن مورد استفاده قرارگيرد.

 

مطلوب هرمديري آن است كه كاركنانش بتوانند انتظارات سازمان ذيربط را به طوركامل برآورده سازند ولي بنا به دلايلي امروزه مديران اجرايي نمي توانند تمام وقت و تلاش خود را صرف تحقق اين موضوع نموده و حتي اين تصور كه مديران تنها با استخدام افراد خوب و پاداش هاي مناسب مي توانند نظارتي دقيق داشته و بهترين بازدهي را بدست آورند نيز غير واقعي است.

بنابراين مديران بايد كاركنان خود را به گونه اي تشويق نمايند كه بتوانند به بهره وري لازم دست پيدا كنند .اگركاركنان باورداشته باشند كه سازمان براي تحقق ارزش ها تلاش دارد و مديرانشان نيز وفاداري لازم رادر اين زمينه دارند .طبيعتاً درجهت بهبود روند كار تلاش مي كنند . اما اگركاركنان نسبت به وفاداري مديران به ارزش هاي اساسي سازمان مشكوك شوند بدبيني درآنان شكل مي گيرد و نسبت به چگونگي روند كار بي تفاوت خواهند بود .بنابراين مديراني كه رسالت هاي سازماني را جدي گرفته و به عنوان بخشي از سيستم هدايتي الگوهاي رفتاري قابل قبول را بكار مي گيرند ابزار قدرتمندي براي كنترل در اختيارخواهند داشت اين گونه مديران ابتدا خود براساس آن الگوها عمل مي كنند سپس اين باور را به ديگران نيز منتقل مي كنند.

بنابراين همانطوركه امام صادق(ع) فرمود (كونوا دعاة الناس بغيرالسنتكم (يعني مردم را با اعمالتان به خير دعوت كنيد بهترين شيوه عمل به الگوهاي رفتاري مناسب است. به هر روی در تبیین فرهنگ نظارت و بازرسي بهره ور لازم است ويژگيهاي آن را مورد توجه قراردهيم.

 

ويژگيهاي نظام نظارتي و بازرسي كارآمد در نظام اداری:

1- اصلاح گري: گزارش ناظران بايد مشتمل برارائه راه اصلاحي باشد يعني نظارت خاصيت آسيب شناسي وآسيب زدائي داشته باشد.

2-مثبت نگري: بررسي و پژوهش هاي علمي نشان داده است كه همواره تشويق در اصلاح رفتار افراد موثرتر ازتنبيه بوده است. بنابراين سيستم هاي نظارتي بايد علاوه برجنبه هاي آگاهي دهنده و تنبيه كننده نظارت شوندگان كه درجاي خود از اهميت بسزايي برخورداراست ازتشويق در مورد فعاليت هاي كه قابل تقدير است نيز بهره مند باشند.

3-پيش نگري: بايدجنبه بازدارندگي و پيشگيرانه داشته باشد.

4-عينيت گرائي: بايد عملكردها با استانداردها و معيارهاي قابل سنجش عيني مورد ارزيابي قرارگيرند.

5- سازمان گرائي: سيستم نظارتي كارآمد نبايد تنها به دنبال فرد خاصي بعنوان متخلف بگردد.

6- واقع گرائي: سيستم نظارتي و بازرسي علاوه بر بيان نقاط ضعف ، لازم است به نقاط مثبت و مزيت هاي جامعه مورد ارزيابي نيز توجه كرده و بدنبال مچ گيري نباشد.

7-كارائي وغايت نگري: بايد مواردي كه ارزش صرف هزينه و وقت را داشته باشد مورد ارزيابي قرارگيرند.

8-كل نگري: يك سازمان مجموعه اي از اجزاء و بخش ها بوده و همه اجزاء و بخش هاي آن بايد مورد توجه واقع شود.

9-مشتري گرايي: بايد رضايت گيرندگان خدمت مد نظر باشد.

10- فرهنگ مداري: يك سيستم نظارتي و بازرسي بهره ور بايد فرهنگ و ارزش هاي حاكم برآن جامعه را مورد توجه قرار داده و بدين صورت با نظام خودكنترلي ومشاركت فعال اعضاء جامعه بازرسي شونده باعث كاهش هزينه ها شده،كارايي را افزايش داده و در نتيجه همه عناصر را در روند نظارت و بازرسي سهيم نموده تا فرهنگ انتقاد ونظارت پذيري در بين مديران حاكم شده و هم خود را پاسخگو بدانند.

11-  عدالت جوئي: سيستم نظارتي كارآمد و اثربخش عدل را به عنوان يك هدف صحيح و ارزشمند برگزيده و عدالت را بطوركامل اجرا كرده و اطلاعات دقيق و درستي از نظارت شوندگان ، وظايف و نگرش آنها در اختيار داشته وكاملا مبتني بر عدالت قضاوت نمايد .

12-  تقويت سيستم مديريتی: براي رسيدن به نظام اداري كارآمد تقويت نظام مديريتي كه وظيفه آسيب زدايي دارد ضروري است. در سيستم نظارتي بهره ور بايد ضمن اعتماد به مديران كه به هيچ عنوان منافاتي با كنترل ونظارت ندارد به ويژگي هاي كارائي و اثربخشي آن در تقويت نظام نيز توجه شود.

اهمیت بازرسی و ضرورت نظارت و بازرسی در نظام اداری:

از آن‌جا که انسان موجودی اجتماعی است و جامعۀ بزرگی که در آن زندگی می‌کند همچون خانۀ او و حریم آن مانند حریم خانۀ اوست و پاکی جامعه به پاکی او کمک می‌کند و آلودگی آن بر آلودگی او تاثیر می‌گذارد، بنابراین حکومت اسلامی باید بر کلیۀ اعمال و افعال افراد جامعه بازرسی و نظارت داشته باشد.

اگر نظارت و بازرسی در جامعۀ انسانی وجود نداشته باشد، چه بسا اتفاقات سوئی بر ضد جامعه رخ خواهد داد که از آن جمله می‌توان به عدم تحقق عدالت اجتماعی، به وجود آمدن بازار رشوه‌خواری، عدم ابتکار و خلاقیت، بروز مفاسد اجتماعی و... اشاره کرد. نظارت در قانون اساسی جمهوری اسلامی از جایگاه خاصی برخوردار است و هرجا سخن از تعیین حدود اختیارهای فرد یا دستگاهی آمده، نحوۀ نظارت بر فعالیت‌های آن به روشنی بیان شده است، مثلا نظارت مقام معظم رهبری به موجب اصل 110 قانون اساسی در تعیین سیاست‌های کلی نظام و... که یکی از اختیارات رهبری است.

چگونگی نظارت و بازرسی کارآمد، موثر و اصول آن:

نظارت درونی و احساس حضور در محضر حق، مانع از تخلف انسان ها می شود. اما این عامل در همه انسان ها و به قدر کافی وجود ندارد، بنابراین نظارت بیرونی از اهم مسائل تمامی جوامع بشری است. نظارت بر عملکردها (اعم از افراد یا دستگاه ها ) هم لازم است و هم مفید. در محیط خانواده یک پدر با ابزار مختلفی رفت و آمد، نشست و برخاست و منابع تامین مالی و نحوه هزینه کرد آن توسط فرزندان خود را با استفاده از روشهای مختلف (اعم از مستقیم یا غیر مستقیم) کنترل نماید. این نظارت ها در طول زندگی انسان ها بر محیط فعالیت و زندگی آنها حاکم بوده و در ابعاد و اشکالی   وسیع تر از طریق دولت ها تداوم می یابد. رفتار،گفتار، حرکات و فعالیت های عموم ما توسط افراد و دستگاههای مختلفی در سطح جامعه تحت نظارت است.

در سطحی کلان، عموم ما تحت نظارت دستگاه های حکومتی نیز هستیم بدین معنا که عموم شهروندان در نقاط مختلف دنیا در معرض نظارت های روزانه ای هستند که از سوی دستگاه های مختلف بر آنها اعمال می شود. البته این دستگاه ها نیز به حال خود رها نشده بلکه بر آنها نیز نظارت صورت می گیرد.

این مهم در کشور ما به وسیله دستگاه های مختلفی انجام می گیرد که در سطح قوای سه گانه در حال فعالیت می باشند. دستگاه هایی که عهده دار وظیفه مهم”نظارت بر رفتار و عملکرد دستگاه های دولتی” هستند و برای این منظور انجام بررسی ها و بازرسی های متعددی را برنامه ریزی می کنند.

 انجام هرچه مطلوب و موثرتر وظایف محوله توسط افرادی که به امر خطیر نظارت و بازرسی از دستگاه های اداری، اجرایی و قضائی کشور می پردازند در گرو توجه به موارد مهمی است که در زیر اشاره می گردد.

۱-شناخت دقیق از موضوع و محیط بازرسی:

 شناخت دقیق از موضوع، محیط بازرسی و نیز قوانین و مقررات ناظر و حاکم بر آن یکی از مهمترین بایدهای بازرسی کارآمد و موثر است. چنانچه بازرس پیش از ورود به هر محیط و موضوعی به قوانین و مقررات حاکم بر آن اشراف پیدا کند بدیهی است که یافته هایش لاجرم از دقت، استحکام و استدلال بالاتری برخوردار خواهد بود.

 

۲- اولویت بندی موضوعات:

 روزانه در معرض بسیاری از مسائل و موضوعاتی هستیم که در نگاه اولیه ضرورت انجام بررسی در خصوص آنها وجود دارد. طبیعی است با لحاظ محدودیت های زمانی و امکانات رسیدگی به همه آنها وجود ندارد.

به فرمایش امیر مومنان علی(ع):

اندیشه (انسان) برای همه کارها گنجایش ندارد، پس(باید) آن را برای مسائل مهم و اساسی، فارغ (نگه داشت)
و در جایی دیگر می فرمایند: “ کسی که به کار غیرمهم مشغول شود، کار مهمتر را ضایع خواهد کرد. از این رو ضروری است با انجام اقداماتی به اولویت بندی موضوعات روی آوریم. برای این منظور باید ببینیم هر کدام از موضوعات در اختیار ما، دغدغه چه میزان از مردم جامعه بوده آثار و تبعات ناشی از عدم توجه به آن چه تعداد از آنان را متاثر می سازد. بدیهی است هر چه تعداد افرادی که در معرض تاثیرات موضوع مذکور هستند افزایش یابد به همان میزان بر اهمیت موضوع افزوده شده در نتیجه از اولویت بیشتری جهت رسیدگی برخوردار می گردد.

 

 

۳- آشنایی با قواعد، اخلاق و مهارت های بازرسی:

 موفقیت در امر بازرسی مستلزم آشنایی با قواعد، اخلاق و مهارت های خاص آن است. یک بازرس موفق باید این قواعد را فراگرفته بدان ملتزم باشد. برخورداری از دانش و اطلاعات تخصصی حوزه مورد بازرسی، شنیدن اظهار نظرهای مختلف در خصوص موضوع ( اعم از اینکه در راستای تائید موضوع باشد یا رد آن)، داشتن صبر و حوصله در جهت کشف حقیقت، حساسیت در برابر پدیده های پیرامونی، داشتن شجاعت برخورد با مفاسد و متخلف، داشتن مهارت های ادراکی و ارتباطی، داشتن اندیشه و تفکر استراتژیک و کلان نگر، برخورداری از قدرت تجزیه و تحلیل، توانایی جمع آوری اطلاعات و... از جمله این قواعد و اخلاق است که توجه به آنها موجبات ارتقاءکیفیت فعالیت انجام شده را فراهم می آورد.

۴-مطالعه گزارش های پیشین و تجارب گذشتگان :

بازرسان در شروع هر پروژه بازرسی لازم است کارهایی که پیش از آنها در خصوص آن موضوع انجام گرفته است را مطالعه نمایند. با این اقدام، آنان، اطلاعات و آشنایی اولیه در خصوص محیط و موضوع به دست آورده در جریان وضعیت گذشته عملکردی دستگاهی که قرار است در آن وارد شوند قرار می گیرند. به واقع گزارش پیشین، بسان چراغی پیش روی بازرس است تا با اشراف بر آن به جستجوی مطالب و موارد تازه و بدیع پرداخته، میزان توجه دستگاه به نکات مطروحه در   گزارش های پیشین را نیز مورد توجه قرار دهد.

۵- تبیین اهمیت وضرورت های موضوع مورد بررسی برای مدیران دستگاه ها:

تردیدی نیست مدیرانی که به مسئولیت خود به دیده فرصتی برای خدمت می‌نگرند برای دست یافتن به این مهم داشتن زیر مجموعه ای سالم با دستهای پاک را جستجو می کنند و از هرگونه اقدامی که به روشن شدن هر وضعیت ابهام‌آلودی بینجامد حمایت نموده به این روند کمک نیز خواهند کرد. مهم این است که بازرسان بتوانند این حس و هدف خود را به مدیران موصوف منتقل نمایند. در چنین صورتی است که آن مدیران نه تنها حضور و فعالیت بازرسان را باعث محدود شدن اختیاراتشان نخواهند پنداشت بلکه خود را عضوی از اعضای هیئت بازرسی خواهند دانست و بدین وسیله اهداف و برنامه های بازرسی نیز در حداقل زمان و به صورت کامل ترمحقق خواهد شد.

۶- برانگیختن شوق عدالت طلبی و اعتماد درونی کارکنان دستگاه ها:

انسان فطرتاً تشنه و جستجوگر عدالت است و در این راستا از هر حرکت و اندیشه ای که تحقق این مهم را به تاخیر انداخته یا متوقف نماید گریزان و متنفر است. از این شوق و علقه درونی و الهی انسان ها می توان استفاده های شایانی در جهت تحقق اهداف بازرسی برد و از همراهی و همفکری آنان در جهت طی سریع و سالم مسیر بازرسی کمک گرفت. مهم آن است که این اشتیاق و اعتماد درونی افراد با اتخاذ تدابیر هوشمندانه و مدبرانه از سوی کسانی که مسئولیت خطیر نظارت و بازرسی را بر عهده دارند، بر انگیخته شود. آنگاه قاطبه افراد یک مجموعه متصل به صندوق بیت المال را بسان بازرسانی خواهیم یافت که فراتر از تکلیف اداری در جهت انجام تکالیف شرعی خود در مسیر کمک به هدف و حرکت عدالت طلبانه ما قرار گرفته، به این مهم به چشم یک عبادت می نگرند.

۷- بهره مندی از نظرات مشاورین و متخصصان:

طبیعی است که هیچ کس به تنهایی بر همه علوم و فنون مسلط نبوده بلکه این علوم میان کثیری از انسانها توزیع شده است.لذا اینکه کسی در حوزه ای به ندانسته های خود اعتراف نماید نه تنها عیب نیست بلکه گویای شجاعت و حسن نفس اوست. حسن بزرگی که مانع از به خطا رفتن وی در جریان قضاوت ها و تصمیم گیری هایش می شود. بخصوص در امر مهم بازرسی که نتیجه کار، با جان، مال و آبروی مردم از یک سو و حدود و حقوق بیت المال از سوی دیگر ارتباط مستقیم دارد. بنابراین ضروری است که بازرسان خود را از مشاوره با افراد خبره و مطلع در حوزه هایی که در آن مسلط و مطلع نیستند بی نیاز ندانند.گاهی وقوف به کنه یک موضوع و یافتن حقیقت درون آن ایجاب می نماید که بازرس به نظرات متخصصان و صاحب نظران درحوزه‌هایی چند مراجعه کند. از چنین مراجعاتی باید با روی گشاده استقبال و این روش و رویه را توسعه داده و تقویت نمود تا کسی خود را از علم دیگری بی نیاز نداند.

۸- استفاده از تیمی از افراد با مهارت ها و قابلیت های مختلف:

یک گزارش اگر حاصل کار گروهی افرادی با توانائی ها و مهارت های مختلف باشد یقیناً از استحکام و مطلوبیت مضاعفی برخوردار خواهد بود. تردیدی نیست که هر کسی دارای حد و سطحی از مهارت ها وتوانائی ها بوده جمع این توانائی ها و مهارت ها است که می تواند به غنای نتیجه کار افزوده و آن را دارای ارزش افزوده نماید. برای مثال در یک جمعی، فردی را با روابط عمومی بالا و برخوردار از توانایی خاص در امر برقراری ارتباط مفید با دیگران می بینیم. شخص دیگری از همان جمع را دارای مهارت ویژه در امر تجزیه و تحلیل اطلاعات و مطالب می یابیم و دیگری را برخوردار از فن و مهارت بالا در امر نگارش می بینیم و نفر چهارمی را دارای دانش و اطلاعات ریز حقوقی. طبیعی است چنانچه این چند نفر به جمع هم عهده دار کار بازرسی شوند نتیجه کارشان از اثربخشی بالاتری برخوردار خواهدشد.

۹- به کارگیری فناوری اطلاعات در کسب وتحلیل اطلاعات:

پیچیده تر شدن روابط و رفتارها و ابزار اداری اقتضاء می کند که بازرسان در جهت هرچه اثربخش تر شدن فعالیت هایشان از ابزار، روش ها و تکنولوژی متناسب با شرایط روز استفاده کنند. این مرحله‌ای است که در آن رایانه و نرم افزار به کمک مدیران آمده به آنان این امکان را می‌دهد که از ماشین به عنوان مشاور، برنامه‌ریز و حتی مجری برنامه ها و دستورات خود استفاده نمایند. طبیعی است در این گونه شرایط بسیاری از اطلاعات و روابط میان بخش ها، افراد حقیقی و حقوقی نه در لابه لای کاغذها و پرونده‌های کاغذی بلکه در درون پایگاه های اطلاعاتی ثبت و ضبط شود که البته دسترسی به آنها نیازمند تسلط بر این سیستم ها، روشها و ابزار است. ضرورت توجه به فن آوری اطلاعات به همین مورد ختم و محدود   نمی شود بلکه موجب می گردد تا بازرسان به به روزسازی روش های بازرسی روی آورده در روش های سنتی محدود و محصور نمانند.

۱۰- بازرسی از عملکردها با در دست داشتن شاخص های معتبر و علمی:

ورود به هر دستگاه با هدف بررسی عملکرد آن مستلزم در اختیار داشتن شاخص و معیار است. چه بسا عده ای با مقایسه

 وضع موجود یک دستگاه با گذشته آن، بخواهند به ارزیابی عملکرد کنونی آن بپردازند. اما باید گفت این روش، شاخص مقبول و مطلوبی برای پی بردن به میزان موفقیت های یک دستگاه نبوده ونمی تواند ما را در رسیدن به برآورد حقیقی از توانائی ها و شایستگی‌های مدیران و پرسنل آن یاری نماید. در این رابطه می توان از "قانون و برنامه های مصوب" به عنوان ۲ شاخص مهم برای این منظور نام برد. در هر بررسی و بازرسی باید با پیش رو داشتن مجموعه قوانین و مقررات و نیز برنامه های مصوب مربوطه، به ارزیابی عملکرد آن دستگاه پرداخت تا مشخص شود چه میزان در رسیدن به اهداف برنامه های مصوب موفق بوده و در این مسیر چه میزان به رعایت قوانین و مقررات مربوطه پایبندی داشته است.

۱۱- تشخیص انواع مفاسد و تمیز میان آنها:

در اثناء بررسی و بازرسی از عملکرد دستگاه ها چه بسا به مفاسدی در حوزه‌های مختلف پی ببریم. مفاسدی که الزاماً همه آنها از یک نوع نیست. برخی از این مفاسد، مفاسد فردی است. بدین معنا که در نتیجه یک تقصیر یا قصوری که یکی از پرسنل آن دستگاه مرتکب شده به وجود آمده و اثرات و تبعات آن نیز محدود بوده است. نوع دیگری از مفاسد هستند که سازمان یافته بوده ممکن است در نتیجه تبانی و تصمیم‌گیری جمعی در درون دستگاهی بروز پیدا کند. طبیعی است که اهداف عاملان این گونه از مفاسد و اثرات و لطمات ناشی از آن کلان و وسیع بوده چه بسا از حمایت های اغیار نیز برخوردار باشد. شماری دیگر از مفاسد هستند که در نتیجه وجود ابهام یا ضعف در قوانین به وجود می آید. ابهام و ضعفهایی که موجب برداشت های سلیقه ای افراد از آن می شود. بنابراین ضروری است هر کدام از این گونه مفاسد به درستی شناسایی شده متناسب با وضعیت هر کدام از آنها تحقیق و پیگیری لازم به‌عمل آید.

۱۲- حفظ توامان حریم بیت المال ،حرمت وحقوق افراد:

کسی که عهده دار امر بازرسی، نظارت و یا حسابرسی از اشخاص حقیقی یا حقوقی می شود که به صندوق بیت‌المال دسترسی دارند، باید خود را در برابر ۲ وظیفه مهم، مسئول و پاسخگو دانسته و مراقبت در این زمینه را هر روز مضاعف سازد . بدین ترتیب که می بایست از یکسو از حریم و حدود بیت المال مراقبت نماید تا وجوهی”من غیر حق” و در مسیری غیر از مسیر مقرر و مصوب در قوانین و ضوابط، به خصوص در راستای منافع شخصی افراد به مصرف نرسد و از سوی دیگر مراقبت نماید تا این حساسیت به امر بیت المال او را به قضاوت عجولانه و ناشی از جزئی نگری در برابر افراد    ( اعم از مدیران یا کارکنان دستگاه ها ) نکشاند.  قضاوت هایی که چه بسا به خدشه دار شدن حریم، حرمت و آبروی آنان منجر گردیده اقدامات جبرانی بعدی برای ترمیم آن نیز موثر و مفید نیفتد.

 

 

-گذري بر تاريخچه نظارت و بازرسي در ايران

لزوم و وجوب نظارت و بازرسي، در نظام خلقت نهفته است . بدين معني كه تمامي كنشها بر اساس محاسبات دقيق و حكمت است. هيچ رويدادي بي حساب و بدون حد و مرز نيست و اين امر وجود نظارت و بازرسي دقيق در عالم هستي را نشان مي دهد. هر چند كه تاريخ آغاز اولين نهادهاي نظارتي و بازرسي  مشخص نيست لكن پيشينه اي به قدمت جامعه بشري و تشكيل اولين حكومت ها داشته و تاريخ نيز  بر اين امر گواهي مي دهد. ذكر اين نكته ضروري است كه يكي از اصول حيات بخش مكتب اسلام  آزادي عقيده و منع تفتيش عقايد است مسلم كه در اسلام تجسس و كنجكاوي در مسايل خصوصي و شخصي افراد بسيار مردود و مذموم اعلام شده، ولي با مداقه در متون و روايات موجود به خوبي معلوم مي شود كه چنين موضوعي ربطي به بازرسي و بررسي مسايل اجتماعي و حكومتي ندارد و منع دخالت در مسايل خصوصي ارتباطي با رسيدگي و نظارت و بازرسي در مسايل اجتماعي و حكومتي نداشته و اين دو مقوله كاملاً مجزا  هستند.

 دين مقدس اسلام در حالي كه به شدت از تلاش براي آگاه شدن از مسايل شخصي افراد منع نموده ولي در عين حال دولت ها را مكلف ساخته كه در امور جامعه تا آن جا كه مرتبط با مسايل اجتماعي است و نظام و اداره آن در حيطه وظايف حكومت است بررسي نمايند. به گواهي تاريخ اسلام در بسياري از جنگ ها و نبردهاي مسلمانان با كافران، نقش ماموران اطلاعاتي حضرت رسول اكرم (ص) در پيروزي و غلبه لشكريان اسلام آشكار بوده و در نامه هاي نگاشته شده اميرالمومنين (ع) به مالك اشتر نيز چنين مشهود است كه آن حضرت نيز به لزوم نظارت و بازرسي تاكيد داشته اند در ايران هر چند كه سازمان بازرسي به صورت تشكيلاتي، سابقه اي نزديك به پنجاه و اندي سال دارد لكن به جرات مي توان گفت كه سابقه نظارت به قدمت تشكيل اولين حكومت هاي پارسي برمي گردد.  زيرا كه بقاي هر دولت بستگي به آگاهي و وقوف آن بر اموري است كه در قلمرو آن مي گذرد كه اين آگاهي از طريق مفتشان، خفيه نگاران و پنهان پژوهان ميسر بوده است. بر اساس گواهي تاريخ، بازرسي در ايران از قبل اسلام آغاز و در حكومت هاي مختلف به اشكال گوناگون وجود داشته است . در اين مقاله به لحاظ جلوگيري از اطاله بحث به تاريخچه تشكيل سازمان بازرسي در قرن حاضر و تشكيلات فعلي آن پرداخت شده است.

هر چند در بيان تاريخچه بازرسي مقايسه بين نظامنامه ها و قوانين مختلف بازرسي مطمح نظر نيست ولي ذكر نكاتي چند در اين رابطه بي مناسبت به نظر نمي رسد، بدين شرح كه هدف بازرسي تحكيم حاكميت، تأمين امنيت و نظارت بر اجراي مقررات حكومتي است و اين نظارت با توجه به نوع حكومت متفاوت است. اگر حكومت مطلقه باشد بازرسي تحت نظر حاكم مطلق قرار مي گيرد و هرچه اعتبار قانون بيشتر شود اين نظارت به پاسداران قانون واگذار مي گردد.

 چنانكه ديديم در حكومت مطلقه هخامنشيان و سامانيان يا در دوره سلطنت شاه عباس، بازرسان به عنوان چشم و گوش پادشاهان به اطراف و اكناف سفر مي كردند، ولي در حكومت هاي قانوني اين امر به هيات دولت و وزرا و وزير دادگستري واگذار مي شود و در زمان شاه سابق نيز پس از آنكه به اقتدار مطلق دست يافت بازرسي شاهنشاهي تحت نظارت شخص شاه به وجود آمد. ولي هر وقت كه پس از مشروطيت، قانون قدرت و اعتبار مي يافت، بازرسي تحت نظر وزير دادگستري موفق مي شد كه وظايف نسبي خود را انجام مي دهد. ولي كمال آن پس از انقلاب اسلامي تحقق يافت كه بازرسي تحت نظر شوراي عالي قضايي كه مستقل از دو قوه ديگر است قرار گرفت و نظارت قوه قضائيه را برقواي ديگر تامين كرد؛ كه اين نيز نشان احترام كامل جمهوري اسلامي به قوانين و پاسداران آن يعني قوه قضائيه و علامت سلامت جامعه است. اين موضوع از جهت ديگري نيز در خور توجه است و آن مبناي تشكيل بازرسي ها در حكومت هاي مطلقه است كه فرمان پادشاه مستبد بوده است. پس از مشروطيت آيين نامه هاي مصوب هيأت دولت منشأ بازرسي گرديده است و با سير تكاملي آن سازمان هاي بازرسي مولود قوانين شد و قوانين عادي خود را به وجود آورد. پس از انقلاب اسلامي تشكيل سازمان بازرسي در قانون اساسي پيش بيني شد كه اين نشان اهميتي است كه جمهوري اسلامي براي بازرسي قائل است و ضمناً مي تواند بيانگر سير تكاملي وجود سازمان بازرسي در طول تاريخ اين مملكت باشد كه كمال آن در جمهوري اسلامي تحقق يافته است.

سازمان بازرسي به صورت تشكيلاتي كه وظيفه نظارت بر حسن جريان امور سازمان هاي اداري و اجراي صحيح قوانين را به عهده دارد از تاسيساتي است كه در ايران پس از ايجاد سازمان هاي اداري جديد و تدوين قوانين مملكتي به وجود آمده و از پيدايش آن بيش از پنجاه و اندي سال نمي گذرد؛ اما نظارت حكومت بر اعضاء و كاركنان خود و تفتيش اعمال و رفتار واليان و مامورين دولتي از ديرباز وجود داشته و شايد بتوان گفت سابقه آن نزديك به سابقه تشكيل حكومت ها است؛ چون بقاي هر دولت متوقف بر آگاهي و وقوف آن بر اموري است كه در قلمرو آن مي گذرد، اين آگاهي از طريق مفتّشان و خفينه نگاران و پنهان پژوهان ميّسر است. چنانكه خواجه نظام الملك در سياست نامه مي نويسد:

واجب است پادشاه را از احوال رعيت و لشكر و دور و نزديك خويش پرسيدن و اندك و بسيار آنچه رود دانستن و اگر نه چنين كند عيب باشد و بر غفلت و ستمكاري حمل نهند و گزينند. فسادي و دست درازي كه در مملكت مي رود يا پادشاه مي داند يا نمي داند، اگر مي داند و آن را تدارك و منع نمي كند آن است كه همچو ايشان ظالم است و به ظلم رضا داده است و اگر نمي داند، پس غافل است و كم دان و اين هر دو معني نه نيك است. لابد به صاحب بريد حاجت آيد و همه پادشاه در جاهليت و اسلام به صاحب بريد خبر تازه داشته اند تا آنچه مي رفت از خير وشر از آن باخبر بودند. (سياست نامه، ص 73)

همچنين در تاريخ آشور مي خوانيم:

تقريباً در بهار هر سال پادشاه آشور به سمتي براي سركوبي شورشيان روانه بود. جهت آن، حكّامي بودند كه دولت آشور معين مي كرد بي آن كه اعمال آنها را تفتيش كند.

كه اين خود نمايانگر اثر تفتيش در بقاي امنيت، استقرار حكومت و نمايانگر وجود ضرورت مفتشان و بازرسان در     حكومت هاي امن و پرتوان است ولي چون به گفته ويل دورانت تاريخ كتابي است كه آدمي بايستي هميشه از وسط آن آغاز كند در اين مورد نيز ناچار بايد از حكومت هخامنشيان آغاز كرد.

 –تشکیل سازمان بازرسي در ايران :

  در سال 1315 هجري شمسي با  تصويب قانون اصلاح قسمتي از قانون تشكيلات عدليه، بازرسي كل كشور تحت رياست وزير دادگستري ايجاد شد كه به موجب آن، دفتر بازرسي كل كشور از دفاتر اختصاصي وزير عدليه شمرده مي شد. شايان ذكر است كلمه «بازرسي» حاصل مصدر و از لغات مصوب فرهنگستان ايران است كه به جاي كلمه «تفتيشي» اختيار شده و تفتيشي كل مملكتي به بازرسي كل كشور تبديل شده است. در سال 1322 وزير دادگستري وقت طي بخشنامه شماره 9078/251 مورخ 22/3/22 به واحدهاي مربوطه ابلاغ كرد كه نظارت خود را از طريق بازرسي كل كشور و بواسطه مديركل كشور و امور دادسراها اعمال خواهد نمود.

 در تاريخ 14 اسفند 1333 لايحه اصلاح قسمتي از قانون اصول تشكيلات دادگستري و استخدام قضات در كميسيون مشترك مجلسين به تصويب رسيد كه مواد 7 الي 13 اين قانون در مورد بازرسي كل كشور است به موجب اين قانون   اداره اي در وزارت دادگستري تشكيل شد كه از مشخصات آن دادن اختيار دادستان به بازرسان قضايي و روساي       هيات هاي بازرسي بود (به جز بازداشت اشخاص و انفصال موقت كاركنان دولت كه بايد توسط مقامات صلاحيت دار صورت مي گرفت). آيين نامه قانون فوق ا لذكر مشتمل بر 25 بند بوده و وظايف بازرسي و نحوه اقدام بازرسان را بيان   مي كرد.

قانون و آيين نامه مربوطه تا سال 1347 مورد عمل بود. در سال 1347 قانون تشكيل سازمان بازرسي شاهنشاهي مشتمل بر 14 ماده و دو تبصره به تصويب مجلس رسيد كه به موجب اين قانون اداره كل بازرسي كشور به اداره كل بازرسي وزارت دادگستري كه وظيفه آن منحصراً رسيدگي به امور قضايي و دادگستري بود تبديل شد و ساير وظايف اداره كل بازرسي كل كشور به عهده سازمان بازرسي شاهنشاهي محول گرديد. مطابق ماده 1، سازمان بازرسي شاهنشاهي تحت نظارت شخص شاه بود و نخست وزير مسِئول امور مربوط به سازمان در مجلس گرديد و رياست سازمان توسط شاه تعيين مي شد. شايان توجه است سازمان بازرسي شاهنشاهي امكانات مالي فراوان داشت و از افراد متخصص و قضات مجرب استفاده مي كرد و از نفوذ فراوان در دستگاه هاي اداري برخوردار بود ليكن در جلوگيري از فساد به لحاظ سيستم بيمار اداري و فساد طبقه حاكم موفق نبود.

پس از پيروزي انقلاب اسلامي در ايران سازمان بازرسي شاهنشاهي منحل و مطابق لايحه قانوني تشكيل سازمان بازرسي كل كشور مصوب 7/12/1357 به عنوان اولين سازمان بازرسي كل كشور پس از انقلاب تشكيل شد. به موجب اين لايحه كه مشتمل بر 10 ماده و 2 تبصره بود سازمان بازرسي تحت رياست وزير دادگستري تشكيل شد كه وظايف وزير را در سازمان يكي از معاونان او به نام سرپرست سازمان انجام مي داد. لايحه مزبور كه به طور رسمي سازمان بازرسي شاهنشاهي و اداره كل بازرسي دادگستري را منحل اعلام كرد با الهام از قانون مربوط به اداره كل بازرسي كشور مصوب سال 1333 و مقرراتي شبيه به آن تنظيم شد و آيين نامه اجرايي آن نيز در جلسه مورخ 6/5/1358 هيات وزيران دولت موقت در 19 ماده به تصويب رسيد. تا اينكه در نهايت با توجه به اصل 174 قانون اساسي كه در مورخ 24/8/1358 به تصويب مجلس خبرگان رسيد موجوديت قانوني سازمان زير سوال رفت زيرا به موجب اصل مزبور تشكيل سازمان بازرسي كل كشور ناظر به آينده گرديد كه حدود اختيارات و وظايف آن را بايد قانون تعيين مي كرد كه به طور مفهومي          مي توانست حاكي از عدم قبول سازمان موجود به عنوان سازمان بازرسي كل كشور تلقي گردد. در اجراي اين اصل قانون اساسي قانون تشكيل سازمان بازرسي كل كشور در مورخ 9/7/60 در جلسه مجلس شوراي اسلامي با حضور شوراي نگهبان به تصويب رسيد و اولين سازمان بازرسي كل كشور ايجاد شده بعد از انقلاب شكوهمند اسلامي تشکیل شد. اين قانون مشتمل بر 14 ماده  و 5 تبصره بوده كه برابر ماده 4 آن رئيس سازمان از بين قضات شرع و يا قضاتي كه داراي رتبه 10 يا 11 قضايي باشند توسط شوراي عالي قضايي انتخاب مي شد. آيين نامه اجرايي اين قانون در 35 ماده به تصويب شوراي عالي قضايي رسيد كه وظايف بازرسان و نحوه بازرسي و انواع آن و كيفيت اعزام هيات هاي بازرسي تعيين مي كند. مجدداً در سال 1375 قانون سازمان بازرسي كل كشور و آيين نامه آن توسط مجلس شوراي اسلامي اصلاح گرديد كه در حال حاضر مورد عمل مي باشد.

آشفتگی‌های اداری پس از انقلاب اسلامی ایران که از آثار قهری هر انقلابی است و جو حاکم بر دستگاه‌های دولتی و وابسته به دولت در آن زمان، قدرت هرگونه اقدام مؤثر و تحرکی را از این سازمان سلب کرده بود. در نهایت همانطور که گفته شد در اجرای اصل‏ یکصد و هفتاد و چهارم(174)قانون اساسی، قانون تأسیس سازمان بازرسی کل کشور در تاریخ 19/7/1360 به تصویب مجلس شورای اسلامی رسید. در این اصل از قانون اساسی آمده است: بر اساس‏ حق‏ نظارت‏ قوه‏ قضائیه‏ نسبت‏ به‏ حسن‏ جریان‏ امور و اجرای‏ صحیح‏ قوانین‏ در دستگاه‏‌های اداری‏ سازمانی‏ به‏ نام‏ "سازمان‏ بازرسی‏ کل‏ کشور" زیر نظر رئیس‏ قوه‏ قضائیه‏ تشکیل‏ می‌گردد. حدود اختیارات‏ و وظایف‏ این‏ سازمان‏ را قانون‏ تعیین‏ می‌کند.

نمایندگان مجلس پنجم، این قانون را بعد از گذشت ۱۵ سال در هفتم مردادماه سال ۱۳۷۵ اصلاح کردند و قانون جدید را در ۱۲ ماده با اصلاحیات و الحاقیات به تصویب رساندند.

قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور برای بار دوم در هفدهم تیرماه ۱۳۸۷ اصلاح و طبق مصوبه نمایندگان مجلس، مقرر شد این قانون برای مدت ۵ سال به‌طور آزمایشی اجرا شود.

پس از پایان مدت زمان اجرای آزمایشی قانون، نمایندگان دوره نهم مجلس شورای اسلامی در پانزدهم مهر ماه ۱۳۹۳ این قانون را برای سومین بار اصلاح و مصوب کردند.

دستگاه هاي مشمول بازرسي :

 طبق بند الف ماده 2 قانون تشكيل سازمان بازرسي كل كشور كليه وزارتخانه ها، ادارات، نيروهاي نظامي و انتظامي و موسسات و شركتهاي دولتي، شهرداري ها و موسسات وابسته به آنها، دفاتر اسناد رسمي و موسسات عام المنفعه و نهادهاي انقلابي و سازمان هايي كه تمام يا قسمتي از سرمايه يا سهام آنان متعلق به دولت است يا دولت به نحوي از انحاء بر آنها نظارت يا كمك مي نمايد و كليه سازمان هايي كه شمول اين قانون نسبت به آنها مستلزم ذكر نام آنها است مشمول بازرسي مي باشند.

اهداف نظارت و بازرسی:

در سازمان ها به منظور بررسی میزان تحقق اهداف و رسالت سازمان، بازرسی انجام می گیرد. بنابراین سازمان ها با سیستم نظارتی و بازرسی کارآمدتر موفق تر خواهند بود.

بازرسی فعالیت هایی چون اندازه گیری، آزمایش و سنجش یک یا چند ویژگی از محصول، خدمات و مقایسه نتایج با الزامات از پیش تعیین شده را انجام می دهد تادر نهایت با استفاده از فرآیند بازرسی از انطباق محصول، خدمات و فرآیند با هر یک از ویژگی های تعیین شده اطمینان حاصل کنیم. فرآیند بازرسی را می توان ساعتی، روزانه، هفتگی، ماهانه و یا حتی سالانه انجام داد.

نظارت وبازرسی در ایران:

نظارت اداری->درونی                                             تظارت قضایی-> بیرونی

به منظور انجام فرآیند بازرسی الزاماتی در استاندارد ایزو 17020 مشخص شده اند.

 

 

استاندارد ایزو 17020 الزاماتی برای بازرسی در دسته های ذیل تعریف کرده است:

عمومی-ساختاری-منابع-فرآیندی

تعریف الزامات عمومی در بازرسی:

1-الزامات عمومی برای تعریف بازرسی را می توان در دسته های ذیل طبقه بندی کرد:

بی طرفی و استقلال :

فعالیت های تیم بازرسی باید کاملاً به طور مستقل مطابق دستورالعمل های تعیین شده و به صورت بی طرفانه انجام شود.

محرمانگی :

تیم بازرسی لازم است تا مسئولیت مدیریت اطلاعات و گزارش های کسب شده درطی فرآیند بازرسی را از طریق تعهدات حقوقی (توافقات قراردادی) تقبل کرده و محرمانگی گزارش ها و اطلاعات را حفظ کند.

2-تعریف الزامات ساختاری در بازرسی:

الزامات ساختاری در تعریف بازرسی را می توان در دسته های ذیل طبقه بندی کرد:

-الزامات اداری:

نهاد بازرسی باید دارای شخصیت حقوقی و یا بخشی از آن باشد تا مسئولیت قانونی تمامی فعالیت های خود را بپذیرد.

همچنین سازمان بازرسی و نظارتی لازم است تا برای فرآیندهای بازرسی که انجام می دهد قرارداد داشته باشد و
طبق قرارداد خدمات بازرسی قابل ارائه را شرح دهد.

-الزامات مدیریتی:

مدیریت در نهاد بازرسی مسئول تدوین ساختار گزارش بازرسی سازمان است. مدیر لازم است صلاحیت فنی و تجربه عملیاتی در نهاد بازرسی را داشته باشد.

3- الزامات منابع بازرسی :

در تعریف بازرسی، منظور از منابع، نیروی انسانی و تجهیزات به کار رفته در فرآیند بازرسی است که موارد ذیل را بیان   می کند:

کارکنان : سازمان بازرسی به منظور استخدام نیروهای انسانی در سمت های مختلف باید آیین نامه هایی در خصوص سطح تحصیلات، مهارت، سابقه، تجربه و… تعریف کند ومطابق با آیین نامه به جذب نیرو بپردازد. نهاد بازرسی لازم است تا کارها را متناسب با مهارت های پرسنل و بر اساس روش های اجرایی مدون و مکتوب به پرسنل محول کند.

تجهیزات:

لازم است کارکنان فناوری ها و تجهیزات مورد نیاز فرآیند بازرسی را در اختیار داشته باشند و با نحوه کار آن ها آشنایی پیدا کنند. همچنین نگهداری و حفظ این وسایل باید طبق دستورالعمل ها انجام شود وبه منظور اهمیت دقت برخی از تجهیزات لازم است تادستورالعمل هایی توسط نهاد بازرسی برای کالیبراسیون تجهیزات اندازه گیری تدوین گردند.

4-الزامات فرآیندی بازرسی :

در تعریف بازرسی، الزامات فرآیندی را می توان در دسته های ذیل طبقه بندی کرد:

روش های بازرسی :

نهاد بازرسی باید پیش از انجام بازرسی، دستورالعمل های مدون، مکتوب و از پیش تعیین شده ای در خصوص نحوه انجام فرآیند بازرسی و چگونگی انجام نمونه برداری و آزمایش داشته باشد.

کلیه دستورالعمل های بازرسی، برگه های انجام کار و چک لیست ها  باید متناسب با فرآیند بازرسی به روز نگه داشته شوند.

بازرسي ها معمولابه دو دسته تقسيم مي شوند:

• بازرسي هاي برنامه ريزي شده سالانه يا ماهانه يا به طور كلي دوره اي؛
• بازرسي هاي برنامه ريزي نشده و موردي؛

در هر دو مورد كه تنها تفاوت آنها در زمان و فرصتي است كه جهت بازرسي در اختيار بازرس قرارگرفته است، بايستي با انجام يك بازرسي اوليه و مقدماتي با طي كردن همان مراحل علمي بازرسي، طرح پيشنهادهاي برنامه بازرسي تهيه، ارايه، و به تصويب برسد، تا بر اساس آن امر بازرسي اصلي صورت گيرد.

سوابق بازرسی:

نهاد نظارتی باید دارای سیستمی باشد که سوابق تمامی تست و بازرسی های انجام شده درآن نگهداری شود و در هر زمانی قابل رجوع و استعلام باشد.

 

فرایندهای مهم درعملیات بازرسی:

• شناخت دقیق از موضوع و محورهای مورد بازرسی.
• اولویت های موضوع و محورهای بازرسی.
• آشنایی وآگاهی با قواعد، اخلاق و مهارت های بازرسی.

 

قواعد ومهارت های بازرسی:

• برخورداری از دانش و اطلاعات تخصصی در حوزه مورد بازرسی.
• شنیدن اظهار نظر مختلف در خصوص موضوع.
• داشتن صبر وحوصله درجهت کشف حقایق.
• پرهیز از هرگونه اظهارنظرهای عجولانه وشتابزده.
• برخورداری از شجاعت و مهارت در برخورد با مفاسد و متخلفان.
• داشتن مهارت های اداراکی وارتباطی و داشتن اندیشه و تفکری کلانگر وبرخورداری از صداقت تجزیه وتحلیل.
• توانایی منسجم در جمع آوری اطلاعات و مستندات ذیربط در خصوص موضوع بازرسی.
• پرهیز از پرداختن به مباحث جزیی وغیرمرتبط.
• بهره مندی از نظرات مشاوران ومتخصصان.
• تشخیص و تفکیک انواع جرایم وتخلفات وتمیزدادن انواع مفاسد.
• حفظ حریم بیت المال و حرمت و حقوق وشخصیت افراد.
• امانتداری و حفظ اسرار افراد وسازمان ها.
• مدیریت اخبار و اطلاعات رسیده.
• پرهیز از قضاوت های عجولانه و مبتنی بر بررسیهای ناقص.
• سخن آگاهانه و مبتنی بر دانش و اطلاعات.
• انتخاب دقیق و همه جانبه روش بازرسی.
• گزارش بازرسی باید مطلوب باشد.
• ارائه راهکار و راه حلهای قانونی.

 

فوايد بازرسي :

• پيشگيري از وقوع اشكالات در سيستم وجلوگيري از تخلف .
• جلوگيري از رشد، توسعه و تكرار عوامل بروز تخلف كه در نتيجه آن از صرف هزينه هاي بعدي براي كشف.
• تخلف و برخورد با نواقص موجود و ريشه دار در سيستم جلوگيري مي گردد.
• كمك به اجراي قانون و نيل به اهداف پيش بيني شده درآن .
• آموزش درحين خدمت و افزايش بهره وري كاركنان .
• حفظ حقوق مردم و نظام .
• فراهم آمدن موجبات تجزيه و تحليل منطقي برعملكرد گذشته وحال ادارات .

نظارت و بازرسی، کنترل و بهینه سازی عملکرد جهت دستیابی به مدیریت اثربخش را به عهده دارد. وجود یک نظام نظارتی هماهنگ و سازگار همواره مورد نظر سازمان های اثربخش است.

=اصولاً دستگاههاي بایستی نسبت به انجام موارد ذيل اقدام نمايند:

الف - شفاف سازي مراحل انجام خدمات، اطلاع رساني مناسب به مردم ، اصلاح و كوتاه نمودن روش هاي انجام خدماتي

 كه به مردم ارايه مي گردد، توسعه فناوري اداري، انجام نظرسنجي از مردم و مراجعان بر اساس دستورالعمل هايي كه از طرف سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور صادر مي گردد، (طرح تكريم مردم و جلب رضايت ارباب رجوع در نظام اداري و مصوبات مربوط به اصلاح سيستم ها و روش هاي اداري.)

ب - آموزش كاركنان به نحوي كه كاركنان ذيربط از مفاد اين آئين نامه به طور كامل مطلع شده باشند.

ج - انتخاب بازرس يا بازرسان از طرف وزراء و رؤساي سازمان ها، استانداران، مديران عامل شركت ها، رؤساي سازمان ها ، مديران كل واحدهاي استاني براي انجام نظارت هاي لازم به طرق مقتضي، تهيه و ارايه گزارش در حيطه وظايف و ماموريت هاي محوله.

 د - تشويق اشخاصي كه تخلفات را گزارش نموده و گزارش انان منجر به صدور حكم قطعي بر اساس آئين نامه های مربوطه شده باشد( مطابق آئين نامه اي كه به پيشنهاد سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور به تصويب هيات وزيران    مي رسد).

هـ- پيش بيني حق فسخ براي دستگاه اجرائي در قرارداد با اشخاص حقيقي و حقوقي به منظور اعمال حق مذكور در مواردي كه به تشخيص دستگاه اجرائي طرف قرارداد مرتكب يكي از اعمال بندهاي ماده (1) اين آئين نامه شود.

=شرايط انتخاب بازرسان به شرح زير مي باشد:

الف - بازرسان بايد از بين افراد امين، مطلع با حسن سابقه انتخاب شوند.

ب - صلاحيت بازرسان مي بايد به تاييد واحدهاي ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات هر دستگاه يا واحدهاي مشابه برسد.

ج - هماهنگي ، آموزش و نظارت بر كار بازرسان به عهده دفتر بازرسی، ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات دستگاه است.

د - بازرسان موظفند سوگند نامه مخصوص را كه براي همين منظور توسط سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور تهيه   مي گردد ، امضاء نمايند.

هـ- دستگاه ها مي توانند حسب توانمندي ها، كارايي و حجم مسئوليت محوله و خدمات برجسته اي كه توسط بازرسان انجام مي گردد به استناد ماده (6) قانون نظام هماهنگ پرداخت كاركنان دولت در حدي كه بار مالي آن از طرف هريك از دستگاه هاي مربوط قبلاً تأمين و محاسبه شده باشد تا ميزان سي درصد (30%) مجموع حقوق و فوق العاده هاي مربوط به عنوان فوق العاده ويژه بازرسي به بازرسان پرداخت نمايند. اصلاحيه( فوق العاده يادشده غيرمستمر است و مشمول كسر كسور بازنشستگي نمي باشد و تا زماني كه مستخدم به عنوان بازرس انجام وظيفه مي نمايد و گزارشهاي بازرسي آن واصل مي گردد با نظر دستگاه ذيربط قابل پرداخت است).

و – دستگاه ها مي توانند  در حدي كه بار مالي آن از طرف هريك از دستگاه هاي مربوط قبلاً تأمين و محاسبه شده باشد حداكثر به چهل درصد (40%) از بازرساني كه خدمات برجسته اي براي پيگيري وكشف موارد تخلف انجام مي دهند تا يك ماه حقوق و مزايا علاوه بر پاداش پايان سال در چارچوب ماده (41) قانون استخدام كشوري و احكام مشابه به عنوان پاداش پرداخت نمايند.

ز- بازرسان با پيشنهاد واحدهاي ارزيابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات، موضوع بخشنامه شماره 35665/1801 مورخ 4/3/1382 و با تاييد مقامات مسئول منصوب مي شوند. دفتر مذكور مي تواند با حفظ پست و مسئوليت هاي مربوط و يا با تغيير عنوان پست هاي سازماني به پست بازرس براي انجام وظايف بازرسي استفاده نمايد. در هر حالت بازرسان در حدي كه بار مالي آن از طرف هريك از دستگاه هاي مربوط قبلاً تأمين و محاسبه شده باشد از فوق العاده هاي ويژه بازرسي        بهره مند خواهند شد.

ح- در واحدهاي استاني بازرسان با پيشنهاد رؤساي سازمان هاي استاني يا مديران كل استان و تاييد واحدهاي ارزیابي عملكرد و پاسخگويي به شكايات در مركز منصوب مي شوند.

ط - بازرسان منصوب از طرف استانداران علاوه بر اجراي مفاد اين آئين نامه در استانداري ها ، عهده دار بازرسي و انجام اين وظايف در ساير واحدهاي استاني نيز مي باشند.  

ي - تعداد بازرسان هر دستگاه نبايد از نيم درصد (5/0%) كل كاركنان تجاوز نمايد. براي موارد خاص با تاييد سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور اين درصد قابل افزايش است.

=در صورتي كه هر يك از كاركنان واحدهاي تحت سرپرستي مديران، رؤسا و مسئولان سازمانهاي موضوع اين آئين نامه مرتكب يكي از تخلفات شوند به مديران و مسئولان مربوط براي بار اول تذكر داده خواهد شد و براي بار دوم مدت شش ماه از انتصاب به سمت هاي يادشده محروم و براي بار سوم تا دو سال از انتصاب به پست هاي مزبور ممنوع خواهند شد.

= سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور مكلف است بر اساس روش هاي نظرسنجي از مردم و ارباب رجوع ، گزارشات بازرسان و ساير منابع، هر ساله دستگاه هاي مشمول اين آئين نامه را از نظر درجه سلامت اداري و ميزان شيوع رشوه ، طبقه بندي ، تجزيه و تحليل و سطح بندي نمايد و نتايج را همراه با راهكارهاي اجرائي به رييس جمهور و ديگر مسئولان منعكس نمايد. كليه دستگاههاي مشمول اين آئين نامه براي انجام مطلوب اين ماده مكلف به همكاري با سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور مي باشند.

=سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور موظف است اقدامات لازم را براي توجيه و پيگيري اجراي اين آئين نامه به عمل آورد.

=دستگاه هاي اجرائي موظفند براي اجراي دقيق اين آئين نامه واحدها و گروه هايي از كاركنان خود را كه بيشتر در معرض دريافت و پرداخت رشوه مي باشند اولويت بندي نمايند و نقاط اسيب پذير را با جديت و اولويت اصلاح نمايند.

= هركدام از دستگاه هاي مشمول اين آئين نامه موظفند طي حكمي يكي از معاونان دستگاه را كه مسئول اجراي طرح تكريم مردم و جلب رضايت ارباب رجوع ، موضوع تصويب نامه شماره 21619/ت26394ه- مورخ 1/6/1381 مي باشد مسئول پيگيري، نظارت و اجراي اين آئين نامه نمايند و گزارش هاي مربوط را هر شش ماه يكبار به سازمان مديريت و برنامه ريزي كشور ارايه دهند. سازمان ياد شده پس از جمع بندي ، گزارش دستگاه هاي اجرائي را تهيه و به رييس جمهور و شوراي عالي اداري تقديم مي كند.

وظايف و برنامه هاي اجرايي در زمينه پيشگيري و مبارزه با رشوه:

1- شناسايي و اولويت بندي نقاط آسيب واحدهايي كه كاركنان آنها بيشتر در معرض دريافت و پرداخت رشوه مي باشند .

2- ايجاد فرهنگ تعالي سازماني براي ارتقاء سلامت اداري .

 3- شفاف سازي مراحل انجام خدمات اطلاع رساني مناسب به مردم ، اصلاح و كوتاه نمودن روش هاي انجام خدماتي كه به مردم ارايه مي گردد و توسعه فناوري اداري در اين خصوص .

4-انجام نظرسنجي از مردم و مراجعان براساس دستورالعمل هايي كه از طرف معاونت صادر مي گردد.

5- آموزش كاركنان به نحوي كه كاركنان ذي ربط از مفاد آيين نامه پيشـگيري و مبـارزه بــا رشــوه بــه طـور كامل مطلع شده باشند.

6- شناسايي و برخورد قانوني با عوامل ارتشاء .

7- انتخاب بازرس يا بازرسان .

بازرسین قبل از انجام عملیات بازرسی به دونکته  باید توجه کنند:

1-اعمال مسئولین را ممول صحت بدانند.

2-بازرسین باید به قوانین و الزامات قانونی حاکم بر مجموعه مسلط باشند.

انواع بازرسی ها :

1-   بازرسی غیرحضوری: این روش با اخذ گزارشهای مستمر از عملکرد سازمان ها، مؤسسات و ... تابعه وزارت جهاد کشاورزی ، اخذ آمار و اطلاعات ، طرح پرسشهای موردی ، کسب گزارش از طریق تماس ها و غیره .

2-   بازرسی موردی: در بازرسی موردی زمان معین مطرح نیست، بلکه این روش در مورد موضوع های مشخص ارجاعی از تشکیلات معین انجام می پذیرد .

3-   بازرسی ادواری: این روش طبق برنامه پیش بینی شده در هر سال براساس تحلیل ها و بررسی های دفتر بازرسی و رسیدگی به شکایات از بعضی از اداره های کل، سازمانهای جهاد استان و مؤسسات تابعه وزارت جهاد سازندگی در دستور کار بازرسی ادواری قرار می گیرد .

4-   بازرسی مشترک: این روش بازرسی که جامع ترین نوع بازرسی محسوب می شود به صورت تیم های مشترک از سه اداره بازرسی ، حسابرسی و رسیدگی به شکایات برای بررسی کلی عملکرد سازمانهای از پیش تعیین شده انجام می پذیرد.

  مشخصات و ویژگیهای  بازرس :

1-   بازرس علاوه بر تخصص در زمینه های مدیریتی و حقوقی و مالی ، باید تجربه کاری و کافی در زمینه امور محوله داشته باشد .

2-   فردی مورد وثوق ، شناخته شده ، دلسوز و حافظ اسرار سازمان بازرسی شونده باشد .

3-   بدور از حب، بغض و تعصب در بازرسی های محوله انجام وظیفه کند.

4-   آشنا و مسلط به قوانین، آئین نامه ها و مقررات مربوطه باشد .

5-   توان تجزیه و تحلیل دستورالعمل ها و بخشنامه های داخلی و مطابقت آنها با قوانین را دارا باشد .

6-   توجهی به شایعات نداشته و به هیچ وجه تحت تأثیر جریانهای خاص منطقه ای ، اختلافهای شخصی و جریان های سیاسی قرار نگیرد .

7-   از موضوع مورد بازرسی فاصله نگیرد ، بصیر و مطلع در کلیه امورمحوله باشد .

8-   بازرس باید توان و قدرت دستیابی به مدارک طبقه بندی شده و دیگر اسناد مورد بازرسی خویش را داشته باشد .

9-   قدرت و توان تحقیق و تفحص منطقی قضایا و مسائل واصله را داشته باشد .

10-   از قضاوتهای آنی و عجولانه پرهیز کند و به اندک تفکر موضوع مورد بازرسی اکتفا نکند.

وظايف بازرسين انتصابي:

1- بازرسين بايستي ضمن مطالعه كامل كليه بخشنامه ها ، دستورالعمل ها ، آيين نامه هاي اجرايي ساري و جاري كشور درخصوص پيشگيري و مقابله با فساد اداري موضوع مصوبه شماره 73377/ت30374 هـ -22/12/83 هيئت وزيران تحت عنوان آيين نامه پيشگيري و مبارزه با رشوه اشرافيت كامل داشته باشند و نسبت به اطلاع رساني موارد مذكور جهت عموم كاركنان دستگاه مربوطه از طرق مقتضي ازجمله روزنامه هاي محلي، بروشورهاي اطلاعاتي، نصب در تابلو اعلانات مركزي، سايت هاي نرم افزاري مربوطه به نحو احسن اقدام نمايد .

2 - بازرسين بايستي تمام سعي و تلاش و اهتمام خود را جهت بالابردن سطح اطلاعات، معلومات و آگاهي لازم در طي دوره هاي پودمان آموزشي ارتقاء سلامت اداري كه با هماهنگي دفتر ارزيابي عملكرد و پاسخگوئي به شكايات و موسسات مربوطه برگزار خواهد شد به كار برند .

 3- تهيه و تنظيم گزارشات بازرسي موردي درخصوص كشفيات انجام شده و حداقل سالي يك بار گزارش جامع درخصوص ارتشاء واحد مربوطه به دفتر ارزيابي عملكرد و پاسخگوئي به شكايات ارائه گردد.

4- برقراري ارتباط مستمر با دفتر ارزيابي عملكرد و پاسخگوئي به شكايات.

5- كشف مفاسد اداري از طريق بازرسي هاي آشكار و پنهان و ارائه گزارشات لازم به دفتر ارزيابي عملكرد و پاسخگوئي به شكايات .

6- بررسي و تحقيق پيرامون صحت يا سقم موضوع شكايات پيرامون ارتشاء تا اخذ نتيجه نهايي .

7- پيگيري و اخذ نظريات و پيشنهادهاي واحدهاي تخصصي درون سازماني در ارتباط با شكايات واصله پيرامون ارتشاء .

 شیوه کار بازرس وحیطه های بازرسی :

منظور از شیوه کار یک بازرس، نحوه کیفیت رفتار و عملکرد وی با مدیر، مسئولان، پرسنل تحت امر بازرسی شونده به شرح ذیل می باشد.

1-   بازرس قبل از عزیمت به محل مورد بازرسی ابتدا باید به اطلاع رسانی مبتنی بر ارسال رونوشت حکم مأموریت یا ارتباط تلفنی با سازمان بازرسی شونده از حضور خود مسئولان ذیربط را باخبر کند .

2-   بازرس پس از حضور در سازمان بازرسی شونده، قبل از شروع هر کاری باید به مسئولان مستقیم آن سازمان مراجعه و پس از ارائه حکم مأموریت خود، کلیاتی از موارد بازرسی را به وی انتقال داده تا مدیر مربوطه ضمن توجیه از حضور بازرس، تمهیدات لازم برای معرفی وی به بخش های مختلف سازمان ذیربط اقدام مقتضی را معمول دارد.

3-   باتوجه به موضوع و مدت مأموریت، تمهیدات لازم برای هر مرحله از بازرسی، توسط بازرس برنامه ریزی شود.

4-   بازرس باید نسبت به شناخت کانال های مورداستفاده در سازمان مزبور اعم از پرسنل، مدارک و اسناد و دیگر امکانات ملزوم اقدام کند.

5-   تجزیه و تحلیل وظایف محوله در حدود اختیارات اعضاء ( اعم از رئیس و سایر پرسنل) سازمان بازرسی شونده و لحاظ کردن نکته های یادشده در حیطه وظیفه هر عضو و انجام بازرسی براساس آن.

6-   ارائه ندادن اطلاعات و اشکال های بدست آمده از مجموعه سازمان بازرسی شونده.

7-   بازرس باید با امعان نظر نسبت به جریان های سیاسی و اختلاف های محلی، بشدت از دخالت و یا تحت تأثیر قرار گرفتن آنها اجتناب کند.

8-   در صورت امکان از مراجعه به مراکز خارجی ( غیر از جهاد کشاورزی) برای کسب اطلاعات لازم اجتناب کرده و در صورت ضرورت بنحوی عمل شود که سبب تضعیف مسئولان بازرسی شونده نگردد.

9-   در طول مدت بازرسی، از طرح سئوال های بی مورد و زیاد با هر عمل دیگری که اسباب اتلاف وقت خود و مجموعه سازمان بازرسی شونده را فراهم آورد، جداً خودداری نماید.

10- در صورت لزوم، با خبرگان درخصوص تدوین گزینه انتخابی تخصصی هر واحد قبل از شروع بازرسی و یا درحین آن مشاوره به عمل آید.

شرح وظایف ادارات بازرسی و پاسخگویی به شکایات استان ها :

1-   اقدام در جهت اجرای روش های مناسب جهت دریافت شکایات افراد حقیقی و حقوقی از سازمان استان و پیگیری تا اخذ نتیجه نهایی.

2-   انجام بررسی و حسابرسی های نوبه ای و غیرنوبه ای کلیه واحدهای وابسته و تابعه جهت نظارت بر حسن امور و نحوه اجرای صحیح قوانین و مقررات مالی وزارت جهاد کشاورزی و تهیه گزارش جهت ارائه به مقام مسئول.

3-   نظارت بر حسن جریان امور از طریق بازرسی های مستمر و فوق العاده و تهیه گزارش های لازم جهت اطلاع        مقام های ذیصلاح.

4-   بررسی دلایل مشکلات، کاستی ها و نارسائی های موجود و ارائه پیشنهادات مناسب جهت رفع آنها.

5-   همکاری با سازمان های ذیربط از جمله سازمان بازرسی کل کشور، سازمان حسابرسی و غیره جهت انجام امور محوله.

6-   بررسی و انجام اقدامات لازم راجع به گزارشات سازمان بازرسی کل کشور، دیوان محاسبات، سازمان حسابرسی و غیره به منظور پاسخگوئی به مراجع ذیربط.

7-   انجام پیگیری سایر وظایف محوله از سوی رئیس سازمان.

 اهداف موردنظر بازرسی  :

الف ) حصول اطمینان از نظر اجرای قوانین و مقررات موضوعه، دستورالعمل ها و بخشنامه های ابلاغی به سازمان بازرسی شونده.

ب ) بهینه سازی راندمان کاری با روش منطقی و کلاسیک در سازمان بازرسی شونده.

د ) بررسی عملکرد بخش های مختلف ارکان سازمان بازرسی شونده به منظور اطلاع رسانی به مقام های ذیربط.

هـ ) تهیه گزارش از موارد سوء جریانهای حاصله در سازمان بازرسی شونده به منظور اطلاع رسانی و اصلاح امور.

و ) پیشگیری از بحران های حاصله بوسیله اطلاع رسانی از مشکلات موجود به مقامات ذیربط .

ز ) ایجاد زمینه مناسب برای کلیه پرسنل سازمان بازرسی شونده مبتنی براحساس مسئولیت بیشتر در قبال وظایف محوله.

مهارت های ارتباطی و تکنیک های مصاحبه برای بازرسان و ناظران

مهارت هاي ارتباطي براي بازرسان و ناظران از مجموعه مهارت های لازم در بازرسي فني است که مي توان گفت يكي از ضروري ترين مهارت ها است.

لازم است در اين راستا آموزش هاي لازم براي یاد گرفتن مهارت های ارتباطی و دانش ارتباطات اجرا شود و يا خود اقدام به يادگيري و مطالعه نمود.

متاسفانه موضوع‌ مهارت های ارتباطی، متناسب با اثربخشی و اهمیت، آنچنان كه بايد مورد توجه قرار نگرفته‌ و همچنين در بسیاری مراكز آموزشي (آموزشگاه ها، دانشگاه ها، مراكز برگزاري دوره هاي آموزشي و …) مهارت های ارتباطی، قربانی‌ جذابیت موضوعات ديگر شده است.

در جلسات كاري ، مصاحبه ها و ارتباطات كاري و حتي در زندگي ، اين مهارتهاي ارتباطي و نحوه گفتگو هست كه تسلط و اقتدار بازرس و ناظر را نشان مي دهد.

مهارت مصاحبه و گفتگو در بازرسي:

مهارت گفتگو از زيرمجموعه مهارت هاي ارتباطي هست كه در بسياري از مواقع به بازرس كمك مي كند تا راهكارها و خواسته هاي اجرايي خود را بهتر بيان كند كه چندان مورد توجه قرار نمی‌گیرد و در اكثر مواقع باعث بروز تنش هايي در حين كار مي شود

.

انجام مصاحبه عبارتست از هنر پرسيدن پرسش‌هاي درست و به دقت گوش‌دادن به آنچه که مصاحبه‌شونده مي‌گويد و هم‌چنين چيزهايي که مصاحبه‌شونده نمي‌گويد.

 مصاحبه ارتباطي طراحي شده، هدف‌دار، رودررو و نيازمند به تصميم‌گيري است که دو طرف در آن حضور دارند و دست‌کم يکي از طرفين با برنامه‌ريزي قبلي در آن شرکت مي کند. به عبارتي محقق طي برنامه اي معين به وسيله سوالات مشخص در پي سنجش هدف‌هايي مشخص است. با همين توضيح چنين بر مي آيد که:

1. در آغاز بايد هدف‌هاي کل (هدف بازرسی و بررسي) و هدف‌هاي جزء (هدف از طرح هر سوال و بررسی مستندات و یا انجام مشاهدات) مشخص شده باشند.
2. وسيله بررسي و سنجش در اين روش، سوال و يا وسيله هاي شبيه آن (بازدید میدانی، بررسی مستندات، صحبت با بهره برداران و...) است.
3. اين وسايل نسبت به موضوع، افراد، شرايط مکاني و زماني مورد مطالعه بايد هر بار با برنامه‌اي دقيق و قابل کنترل، پياده شوند تا امکان مقايسه و نتيجه‌گيري قابل اطمينان وجود داشته باشد.

روش مصاحبه كه خود شامل موارد زير است:

مصاحبه با مکاتبه یا پستي؛ مصاحبه تلفني؛ مصاحبه حضوري؛ پانل يا ميزگرد.

مهارت ارائه در بازرسي:

مهارت ارائه مطلب و موضوعات در بازرسي به عنوان دريافت كننده و ارسال كننده مطلب در جلسات كاري و ارائه گزارشات به كمك بازرس مي آيد تا بازرسي خود را كامل تر ارائه نمايد و اعتبار و جايگاه خود را بهبود بخشد.

 مهارت شنیدن در بازرسي فني:

مهارت هایی مانند مهارت شنیدن از مهمترين مهارت هاي لازم بازرس مي باشد كه مي تواند با گوش دادن و شنيدن مشكلات پروژه ها و همچنين بحث هايي كه نيروهاي اجرايي دارند ، مشكلات پروژه را پيدا كرده و راهكارهاي بهتري را ارائه دهد.

 مهارت نامه نگاري براي بازرسان و ناظران:

 يكي ديگر از ابزارهاي مورد استفاده در ارتباطات براي بازرسان و ناظران در پروژه ها ، نامه نگاری و درخواست هاي اداري مي باشد.

نامه وسیله‌ای برای ارسال پیام‌هایی به صورت غیرشفاهی هست و مهم‌ترین ویژگی آن این است که ما مجموعه‌ای از حرف‌ها، نظرات، خواسته‌ها و انتظارات را مطرح می‌کنیم و برای طرف مقابل ارسال می‌کنیم، اما این فرصت را نداریم که در بين‌ بحث و گفته‌های خود بازخورد طرف مقابل را ببينيم.

براي ارتقاء اين مهارت مي توان مطالبي كه در مورد اصول نگارش و نامه هاي اداري تدوين شده اند را مطالعه نمود.

پيشنهاداتي براي ارتقاء مهارت هاي ارتباطي بازرسان فني در پروژه ها كه قطعا با تمرين و ممارست اين مهارت ها بهبود می یابند.

مرحله اول:  بررسي نقاط قوت و ضعف در مهارت های ارتباطی:

در اين مرحله نقاط ضعف و قوت در برقراري ارتباط با ديگران را براساس اولويت مشخص می گردد.

گام دوم:  مطالعه در مورد مهارت هاي ارتباطي و نحوه ارتقاء نقاط ضعف:

كتاب ها و منابع مختلفي در مورد آموزش مهارت هاي ارتباطي وجود دارد. همچنين كلاس هاي آموزشي در اين زمينه برگزار مي گردد كه با جستجوي ساده در اينترنت و نظرات كاربران آن سايت ها مي توان به ميزان كيفيت آنها پي برد.

گام سوم:  بررسي ميزان اثربخشي ارتقاء مهارت هاي ارتباطي:

مفهوم اثربخشی، یکی از مواردي هست كه در هر زمان و در مورد، هر آموزشي بايد بررسي كرد كه تا چه ميزان مي تواند اثربخش باشد.

گام چهارم: بررسي انواع شیوه‌های ارتباطی (کلامی – غیرکلامی):

يكي از مهمترين مسائلي كه نه در موقع تحصيل به آن توجه شده است و نه در كلاس هاي آموزشي تخصصي در مورد آن صحبت مي شود ( شايد ارتباط موضوعي را هنوز درك نكرده ايم) نحوه صحبت كردن و كنترل حركات بدن است.

هنگام حرف زدن ( ارتباط كلامي) متوجه مي شويم كه جملات گم مي شوند و يا اينكه هميشه در بين صحبت كردن از كلماتي ناخواسته مانند عه گفتن يا مثلا و … استفاده مي كنيم.

در ارتباط غير كلامي نيز بر حسب عادت حركاتي را تكرار مي كنيم ( تيك هاي عصبي كه به صورت عادت در آمده اند) لرزش دست يا پا، خارش قسمتي از بدن، بازي با وسيله در دست و …

از ديگر ارتباطات كلامي،‌ گفتگوی تلفنی هست كه مي تواند تاثير بسياري در ارتباطات داشته باشد و مهم است که برای بهبود مهارت خود در استفاده از این ابزار ارتباطی تلاش کنیم.

در انتها يادآوري می شود مهارت هاي ارتباطي از مهترين ويژگي هاي هر شخص مي باشد و مي تواند در زندگي اجتماعي و شغلي باعث شكل گيري ارتباطات مهم و اثرگذاري در زندگي شود.

نحوه گفتگو با افراد سطح پائين تر، افراد و مديران سطوح بالاتر و ديگر افرادي كه در پروژه هستند قطعاً به يك طور     نمي توان برخورد داشت.

در مقوله بازرسی و نظارت سوالاتی که مطرح است:

• بازرسی ، نظارت و کنترل چیست؟
• چه کسی نظارت و بازرسی را انجام می دهد؟
• چه چیزی یا چه کسی کنترل، بازرسی و نظارت می شود؟
• چگونه کنترل و بازرسی و نظارت صورت می گیرد؟

جوهر کنترل و بازرسی، نظارتی است که به وسیله آن عملکرد کارکنان در سازمان با معیارهای مشخص شده و هماهنگ با اهداف سازمان مورد بررسی قرار می گیرد. تا با آنها هماهنگی لازم را در اجرا داشته باشد.

اساس این نظارت بر اطلاعات مبنایی استوار است (چک لیست) که در اختیار مدیران سازمان از یک سو و بازرسان و ناظران از سوی دیگر قرار می گیرد. در بازرسی و نظارت اقدامات انجام شده با استانداردهای از پیش تعیین شده مقایسه می شود.

در سلسله وظایف هر مدیری، بازرسی، نظارت و کنترل از مهمترین وظایف اوست زیرا مسئولیت نهایی مدیر در یک سازمان، درکنار قدرت، اختیار، و نفوذ او حفظ نظام آن سازمان است. هر نظامی که به هر حال ساخته دست بشر است بر اساس قراردادها و اعتبارات انسانی اداره می شود و باید بطور مستمر و پیگیر مورد نظارت و بازرسی دقیق قرار گیرد.

لذا عامل بازرسی و نظارت به سرنوشت هر سازمان بستگی دارد و توجه جدی، عمیق و دقیق به آن الزامی است. بر اساس این وظیفه مدیر در اعمال بازرسی و نظارت در واقع هماهنگی، برنامه ریزی، سازماندهی، در نهایت اصلاح اقدامات و عملياتي است كه در راه نیل به اهداف، مقاصد و برنامه های مورد نظر در هر سازمان الزامی است. به همین لحاظ در برنامه ریزی ، نظارت و بازرسی اطمینان بخش با یکدیگر ارتباط دارند.

 به عبارت دیگر ابزار برنامه ریزی و مدیریت عبارتند از:

داشتن برنامه كوتاه مدت و بلند مدت که بر اساس اهداف و مقاصد مورد نظر در سازمان برای رسیدن مطلوب به این اهداف و مقاصد تعيين مي شود.

بازرسی، نظارت و ارزشيابي برنامه هاي اجرائي و بودجه هاي صرف شده در اجرای برنامه ها و نیز بازرسي چگونگی انجام اقدامات و برنامه ها توسط عوامل و افراد دست اندر کار بر اساس اهداف و مقاصد پیش بیني شده در سازمان صورت     می گیرد.

بنابراین نظارت و بازرسی یکی از اجزای اصلی مدیریت محسوب می گردد.

 بدون توجه به این جزء مهم برنامه ریزی، هدایت و دیگر وظایف مدیریت ناقص بوده و برای انجام درست آن تضميني در ميان نخواهد بود.  نظارت و بازرسی و کنترل مدير بايد به شکلی باشد که در صورت مشاهده خطا و انحراف در روند امور بلافاصله اقدام لازم را برای تصحیح آن به عمل آورد.

نظارت و بازرسی می بایستی مشخص کننده انحرافات و حاوی پیشنهادهای اصلاحی لازم برای انجام صحیح و اصولی امور باشد. لذا در نظارت و کنترل از راه کارهای عملی و علمی برای حصول اطمینان از انطباق فعالیت های اجرایی با قوانین مورد عمل و افزایش بهره وری و بهره دهی در همه ابعاد به ویژه نیروی انسانی استفاده گردد.

به همین اساس باید توجه داشت که وظیفه نظارت و بازرسی نباید به صورت صوری، تشریفاتی و در حد انجام وظیفه معمولی ناظران و بازرسان تلقی گردد. زیرا شرط اساسی تحقق اهداف یک سازمان نظارت و بازرسی دقیق است. در محیط های پویا و متلاطم تر نظارت و بازرسی جدی و دقیقتر الزامی است نقش سیستم های نظارتی در این محیط ها به سزاست و همیشه ترمز نیست بلکه بعضاً نقش فرمان و راهنما را بازی می کند و نظارت و بازرسی دقیق راهگشای بسیاری از مشکلات امروز سازمان ما خواهد بود.

فرایند بازرسی و نظارت در موارد بسیاری با ابهام و پیچیدگی خاصی روبروست زیرا اصولاً دراین فرهنگ مسئولیت و پاسخگویی خیلی مبهم است در صورتی که در منابع دینی اساساً پست امانت است نه ریاست،  لذا مسئولیت آور بوده و باید به افکار عمومي پاسخگو باشیم.

مدیران اختیار و نفوذ را می خواهند و البته این حق آنان است اما غالباً پذیرای مسئولیت و پاسخگویی در حیطه ماموريت و خود نيستند. در نتیجه همین ابهام، فرایند نظارت و بازرسی را با دشواری مواجه می سازد. بی تردید یکی از مسائل مهم و در خور توجه هر سازمان و چگونگي عملکرد عوامل سازمان رفتار درست و سنجیده عوامل سازمان در کارآیی هرچه بیشتر مجموعه اثرگذار است. تاثیر مطلوب نظارت و بازرسی در کنترل و مهار کارکنان غیر قابل انکار است. نظارت از شيوه هاي بسیار مهم در اداره امور می باشد و اگر کارکنان بدانند که عملکرد آنها مورد بازرسی و در نهایت باز خواست قرار خواهد گرفت در انجام وظایف و مسئولیت های خود دقت بیشتری می کنند. اگر نظارت دقیق از عملکرد کارکنان باشد کمتر دچار خطا و یا تخلف می شوند.

 به تعبیر مقام معظم رهبری:

"احساس وجود ناظری دقیق و امانتدار، روحیه مقاومت در برابر فساد و وسوه های آدمهای ناباب را در انسانهای سالم تقویت و روحیه متخلفان را تضعیف می کند".    ( 11/07/1383 (

تذکر:
 هدف نهایی نظارت اصلاح و بهبود اوضاع است و به طور دقیق شناسایی، کشف و ریشه یابی و سپس راه حل اصلاحی ارائه می شود. راه حلی که همراه با یافتن خطاهای عوامل دست اندرکار، اشتباهات فاحش را برملا ساخته و برای ادامه مسیر دستورالعمل مناسب صادر نماید.

نظارت و کنترل باید به دنبال کمال بخشی به فرد، مجموعه و در نهایت جامعه و اصلاح وضعیت موجود  باشد.

در نظارت بدنبال کمال بخشی به فرد، مجموعه و در نهایت جامعه و اصلاح وضعیت موجود می باشيم بدون کنترل هیچ تضمینی برای دستیابی به اهداف سازمانی وجود ندارد. پیدا کردن فقط نکات منفی هدف نبوده بلکه نقاط قوت و مثبت مد نظر است. اساساً بازرسی سالم و صحیح بازرسی است که نقاط قوت و ضعف با هم لحاظ شود.

در اثر بازرسی و نظارت تنها افرادی که صلاحیت حضور و اقدام در یک سازمان را دارند شناسایی و در مقام خود        مي مانند و از حضور افرادی که لیاقت و شایستگی ندارند و با سوء استفاده از موقعیت شغلی خود اقدام به خیانت       می کنند جلوگیری می شود. همچنین از زیاده طلبی، سوء استفاده، حیف و میل شخصی اموال عمومی جلوگیری بعمل می آورد و در نتیجه اعتماد عموم مردم به نظام مقدس جمهوري اسلامی در پیگیری، اجرا و برقراری عدالت اجتماعی دو چندان می گردد. اين مهم موجب می شود افراد سودجو، هوسران و ناشایست، هوس به دست آوردن جایگاه ها و مسئولیت را در سر نپرورانند.

"جایگاه ها و مسئولیت ها امانت  اند و نه طعمه".

همچنین تشویق صالحان، کارکنان سالم باعث افزایش انگیزه، ترغیب عاملان و کارگزاران صدیق می شود.

تذکر ضروری :

بازرسی و نظارت هرجا گام گذارد، نه برای مشکل آفرینی و به اصطلاح مچ گیری، بلکه باید برای اصلاح و حل مشکلات و ارائه راه حل های کاربردی و تصمیم سازی های مفید و موثر مي باشد.

به عبارت دیگر نظارت و بازرسی فراهم آورنده، اطلاعات مناسب، مفید و لازم برای مدیریت اثربخش و قابل اطمینان در یک سازمان انسانی و متعالی است.

تهیه گزارش بازرسی و چک لیست های بازرسی:

بازرسي ها معمولابه دو دسته تقسيم مي شوند:

1-بازرسي هاي برنامه ريزي شده سالانه يا ماهانه يا به طور كلي دوره اي؛

2-بازرسي هاي برنامه ريزي نشده و موردي؛

در هر دو مورد كه تنها تفاوت آنها در زمان و فرصتي است كه جهت بازرسي در اختيار بازرس قرارگرفته است، بايستي با انجام يك بازرسي اوليه و مقدماتي با طي كردن همان مراحل علمي بازرسي، طرح پيشنهادهاي برنامه بازرسي تهيه، ارايه، و به تصويب برسد، تا بر اساس آن امر بازرسي اصلي صورت گيرد.گزارش بازرسي اساسي ترين مرحله بازرسي است .اين گزارش ها مبناي كار مرحله كنترل و در نتيجه نظارت است. گزارش ها طی مکاتبات به مراجع مختلف فرستاده می شود و اغلب به وسيلة مسئولان مختلفي مورد استفاده قرار مي گيرد و در واقع نتايج كار بازرسي در گزارش ها منعكس مي شود كه در واقع آينة تمام نماي كار بازرسي است.

بازرس پس از انجام فعالیت های بازرسی، می بایست نتایج بازرسی را در قالب گزارش به مسئول مربوطه یا مراجع ذی صلاح ارسال نماید.

گزارش باید شامل اطلاعات محل بازرسی، تاریخ، نام بازرس، نام پروژه، فعالیت های بازرسی انجام شده، ذکر مشخصات کامل بررسی های انجام شده، نتایج بازرسی هر مجموعه، دلایل تایید و یا رد بر اساس قوانین، معیارها، بخشنامه ها، دستورالعمل ها و استانداردها و مراجع مربوطه ، برگه های پیوست اعم از گواهینامه ها یا برگه های بازرسی، نتایج راستی آزمایی ها و تصاویر و سایر مستندات لازم باشد.

الگوی کلی گزارش های بازرسی:

گزارش های بازرسی غالباً به صورت دوره ای (ماهانه ، هفتگی و…. )یا موردی ( محرمانه یا آشکار) بنا به درخواست کارفرما یا مشاور پروژه باتوجه به حجم گزارش می بایست در قالب یک نامه یا کتابچه تهیه وشامل موارد زیر باشد.

جلد گزارش شامل:– آرم سازمان        -نام سازمان        -شهرستان مورد بازرسی        - موضوع بازرسی و اسم پروژه

–  شماره و تاریخ انجام بازرسی         –تهیه کننده گزارش   -تایید کننده گزارش

محتوای داخلی گزارش ها شامل:

– کلیات       -شرح اقدامات انجام شده         -مکاتبات وگزارش ها      -مستندات و تصاویر        - پیوست ها

هر بازرس دو نوع گزارش تهيه مي كند:
1-گزارش اوليه پيشنهادي جهت بازرسي.

2-گزارش پاياني بازرسي.

گزارش اوليه از چند نظر بسيار مهم است:
1-چهارچوب كار بازرسي را تعيين مي كند و در واقع برنامة امر بازرسي است.
2-حدود و ثغور امر بازرسي را مشخص مي كند و به همين سبب، انحراف در امر بازرسي صورت نمي گيرد.
3-صلاحيت،اهليت و توانايي بازرس را براي ايجاد امر بازرسي تعيين مي كند.
4-مبنايي براي كنترل و نظارت و بازرسي از سوي رؤساي مربوطه است.

 

 

 

فرمت پيشنهادي گزارش اوليه بازرسي:

تاريخ:	رييس گروه:	محل:
بيان موضوع بازرسي: در اين قسمت، موضوع بازرسي با استفاده از تعريف تخصصي و علمي، تشريح و به طور كامل بيان مي شود تا منظور از بازرسي شفاف و مشخص شود.	بيان اهميت و ضرورت بازرسي:	کارشناس بازرس:
اهداف بازرسي:	در اين بخش اهداف اصلي و فرعي بازرسي كه در واقع نقاط شروع و پايان بازرسي است بیان می گردد .
سؤالات و مسايل و فرضيات بازرسي:	در اين بخش با مطالعه مباني علمي و با تكيه بر تجارب و با استفاده از معادلات بازرسي و همچنين طراحي مدل مفهومي بازرسي سؤالات اصلي و فرعي طرح خواهد شد.
روش هاي جمع آوري اطلاعات؛	روش هاي تجزيه و تحليل اطلاعات؛
نواقص و محدوديت هاي بازرسي:	در اين بخش به عوامل محدودكنندة احتمالي اشاره خواهد شد و پيشنهاداتي جهت رفع اين موانع پيش بيني و ارايه خواهد شد.
جدول عوامل انساني و تجهيزات و منابع مالي مورد نياز بازرسي و تعداد مأموريت ها و ساير عوامل.	جدول زماني انجام کار و ادامه پیگیری بازرسي

فرمت گزارش پاياني بازرسي:
پس از انجام امر بازرسي بر اساس طرح پيشنهادي مصوب بازرسي، گزارش نهايي تهيه خواهد شد.
بايد توجه داشت كه گزارش از لحاظ تايپ، كاغذ مورد استفاده و اندازه آن استاندارد شود تا از نظر رواني بر خواننده گزارش ها اثر منفي نگذاشته و توجه كافي نيز مبذول شود.

تاريخ:	رييس گروه:	محل:
بيان موضوع بازرسي:	بيان اهميت و ضرورت بازرسي:	کارشناس بازرس:
فهرست مطالب: در اين قسمت به فهرست كل گزارش اشاره خواهد شد.	فهرست منحني ها و جداول؛	فهرست ضمايم؛
فهرست اشكال و منحني ها و جداول:	در اين قسمت به دليل آنكه در طول بازرسي اطلاعات تفصيلي زيادي ممكن است جمع آوري شود، در متن اصلي گزارش خلاصه آنها ارايه مي گردد؛ ولي از آنجا كه جمع آوري اين اطلاعات به شكل جداول، منحني ها يا اشكال، زمان و هزينه زيادي را به خود اختصاص داده و منابع اطلاعاتي خوبي را تشكيل خواهند داد، بايستي به شكل مشخص ارايه شود؛ به همين سبب براي جلوگيري از انباشته شدن متن گزارش از اطلاعات؛ اين اطلاعات تفصيلي را در قسمت پاياني آورده و فهرست آنها را در قسمت آغازين ذكر می گردد.
فهرست ضمايم	در اين بخش فهرست ضمايم مانند آيين نامه، اساسنامه، و مدارك مستند يا تصاوير...كه در قسمت پاياني خواهد آمد ارايه مي شود.
متن گزارش:	متن گزارش قسمت اصلي گزارش است كه در پنج بخش تهيه مي شود.ضمن آنكه اگر   بخش هايي مفصلتر بود، مي توان آنها را به چند فصل تقسيم بندي نمود.
کلیات بازرسی	مبانی و مدل های علمی
تشریح مکان	تجزیه و تحلیل
پيشنهادات	خلاصه، نتيجه گيري

پنج بخش متن گزارش به شرح زير است:
1-بخش اول:كليات
اين بخش شامل پنج مورد به شرح زير است:

تعريف موضوع بازرسي؛

اهميت و ضرورت بازرسي؛

اهداف حاصل شده بازرسي؛
محدوديتهاي بازرسي؛

تعريف واژه هاي تخصصي؛
2-بخش دوم، مباني و مدل علمي مورد استفاده در بازرسي:
در اين بخش مباني علمي تئوريك و تجربي و در نتيجه مدل بازرسي تشريح مي شود.
3-بخش سوم:تشريح مكان)سازمان و مؤسسه(مورد بازرسي

4-بخش چهارم:تجزيه و تحليل شامل:
ا.جامعه آماري و روش نمونه گيري؛

ب.روش هاي جمع آوري اطلاعات و پرسشنامه ها؛

ج.تجزيه و تحليل اطلاعات و دستيابي به پاسخ به سؤالات بازرسي؛
5- بخش پنجم:خلاصه، نتيجه گيري و پيشنهادات
الف.خلاصه:در اين بخش خلاصه كل گزارش ارايه مي گردد.
ب.نتيجه گيري:نتيجه گيري حاصل تجزيه و تحليل اطلاعات به شكل نتايج مديريتي را كشف و انحرافات يا سوء مديريتها يا تخلفات را تبيين مي كند.
ج. پيشنهادات به سه دسته تقسيم مي شوند:
1-پيشنهادات مستقيم، كه به طور مستقيم مربوط به سؤالات و قلمرو بازرسي است.
2-پيشنهادات غيرمستقيم كه مربوط به بازرسي حاضر نمي شود، بلكه در طول بازرسي، با آن برخورد مي شود و مي تواند زمينه بازرسي هاي آينده را فراهم سازد، و يا در اصلاح امور كمك كند.
3-پيشنهادات مربوط به چگونگي و شيوه پيگيري و ارجاع گزارش.
-شرح وظایف مدیریت بازرسی، ارزیابی عملکرد و پاسخگویی به شکایات سازمان جهاد کشاورزی:

۱- تهیه و تدوین شاخص های اختصاصی برای ارزیابی عملکرد ستاد سازمان ومدیریت های تابعه در سازمان های جهاد کشاورزی استان، براساس سیاست ها و برنامه های مصوب و نظارت بر حسن اجرای آنها.

۲- تهیه و تنظیم برنامه های بازرسی مستمر، دوره ای و یا موردی از واحدها، برای سنجش میزان مطابقت عملکرد آنها، با اهداف، برنامه ها، دستورالعمل ها، ضوابط و شاخص های مورد نظر.

۳- مطالعه وبررسی و آگاهی از سیستم های نظارت، ارزیابی های ملی و بین المللی به منظور بهینه سازی فعالیت ها در سطح سازمان.

۴- نظارت، ارزیابی و سنجش مستمر عملکرد،کارآیی و اثربخشی سیاستها، برنامه ها و فعالیت ها سازمان در کلیه مراحل.
۵- نظارت و ارزیابی عملکرد و فعالیت های مدیریت های امور اراضی سازمان های جهاد کشاورزی بر اساس برنامه تدوین شده.

۶- تهیه وتنظیم گزارش های لازم در فواصل زمانی، شش ماهه و سالانه برای اطلاع از عملکرد واحدهای مختلف.
۷- برقراری ارتباط با سازمان بازرسی کل کشور و کمیسیون اصول ۸۸ و۹۰ مجلس شورای اسلامی و واحدهای نظر سنجی سایردستگاه ها و همکاری وتعامل سازنده با گروه های اعزامی و مستقر سازمان بازرسی کل کشور.

۸- پیگیری مستمر گزارشات سازمان بازرسی کل کشور و اجرای پیشنهادات ارائه شده در راستای ماده ۱۰ قانون تشکیل سازمان بازرسی کل کشور.

۹- دریافت، بررسی و تحقیق پیرامون صحت و سقم شکایات دریافتی و پیگیری تا حصول نتیجه نهایی به منظور پاسخگویی به متقاضان و معترضین.

۱۰-بررسی و پاسخگویی در خصوص موضوعات ارجاعی از سوی مراجع نظارتی و بازرسی از جمله نهاد ریاست جمهوری و سازمان بازرسی کل کشور.

۱۱- پیگیری به منظور دریافت نظرات، پیشنهادهای واحدهای تخصصی در ارتباط با شکایات واصله به منظور رسیدگی و اعلام نتیجه به متقاضان و معترضین.

۱۲- جمع بندی شکایات در مقاطع مشخص، تجزیه و تحلیل و ارائه گزارش برای رئیس سازمان و مراجع پیگیر.
۱۳- ارزیابی مستمر روند اجرای طرح ها و برنامه های مصوب معاونت ها و دفاتر تخصصی و مدیریت های امور اراضی در سازمان های جهاد کشاورزی استان ها و تهیه و تنظیم گزارش های لازم.

۱۴ -انجام پیگیری های لازم در خصوص اقدامات واحدهای مختلف در رابطه با تجدید نظر،تقویت و یا متوقف نمودن طرح ها و برنامه های در دست اجراء .

۱۵ -برنامه ریزی، هماهنگی، پیگیری واجرای تکالیف دبیرخانه کمیته ارتقاء سلامت نظام اداری و مبارزه با فساد در سازمان و سنجش رضایت مردم از عملکرد واحدهای ستادی و استانی.

۱۶ -احصاء گلوگاه های مفسده خیز و برنامه ریزی برای پیشگیری و جلوگیری از وقوع تخلف.

۱۷ -پیگیری شکواییه ها و موارد ارجاعی از سوی سامانه ملی و رسیدگی به شکایات سازمان بازرسی کل کشور.

۱۸ -پیگیری شکواییه ها و موارد ارجاعی از سوی سامانه الکترونیکی مردم و دولت(سامد)، سامانه های ملی رسیدگی به شکایات سازمان بازرسی کل کشور و سازمان.

۱۹.پیگیری واجرای سامانه الکترونیکی رسیدگی به شکایات در سازمان.

 مقایسه عملکردها و نتیجه حاصل از بازرسی با استانداردها :

مرحله نهایی در فرآیند بازرسی، این است که اطلاعات مربوط به عملکرد واقعی و عملیات انجام شده را با استاندارها و معیارها مقایسه و تطبیق کنیم . مقایسه اطلاعات واقعی با شاخص ها و استانداردهای باید به گونه ای باشد که هم قابل فهم باشد و هم امکان تصمیم گیری و اقدامات اصلاحی را ممکن سازد . در ارائه اطلاعات و مقایسه آن با استانداردها ، بهتر است از جدول ها و چک لیست ها استفاده شود که مقایسه آنها برای مسئولان و مدیران آسان باشد و سپس گزارش ها در این مورد به گونه ای تهیه شود که مطالعه و تجزیه و تحلیل آنها کار دشواری نباشد.

اقدامات اصلاحی :

بعد از این که نتیجه حاصل از بازرسی یا عملیات واقعی با استانداردها مقایسه شد، در صورتی که نتیجه حاصل از مقایسه حاکی از آن باشد که فعالیت ها به درستی عمل شده و عملکرد با استاندارد مطابقت دارد، در آن صورت هیچ اقدامی لازم نیست، لیکن اگر نتیجه مقایسه حاکی از وجود انحرافات و مغایرت هایی میان عملکرد واقعی و استاندارد باشد، باید علت یا علت های این مسأله را جستجو کرده و در جهت رفع آنها و انجام اقدامات اصلاحی اقدام کرد.

ذکر این نکته هم لازم است که اگر اختلاف بین نتایج بدست آمده و پیش بینی های برنامه خیلی زیاد باشد، بهتر است خود برنامه و هدف های آن نیز مورد تجدید نظر قرار گیرد. زیرا یا توجه لازم و مناسب به منابع و امکانات موجود نشده و یا اینکه پیش بینی ها و جهت گیری برنامه ریزی اشتباه بوده است که در هر دو صورت انجام اقدامات اصلاحی و تصحیح انحرافات، امری لازم و ضروری است.